商業信函和普通的私人信函不同在于概念不同。
1、外貿英語信函是國際貿易業務中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應用文的范疇。
2、國際貿易業務具有固定性、正規性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業務雙方的信息交流方式：外貿英語信函在文體上也就有了相應的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。
格式分析
中文商業商務信函的寫作格式，如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。
正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。
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貿易員寫好外貿函電的幾點注意事項
外貿函電的使用貫穿對 外貿 易交往的各個環節，是互通商業信息，聯系商業事務及促進貿易關系的重要橋梁。一封得體、規范的 外貿 函電，既能與外商建立和保持良好的業務關系，又避免了因糾紛而產生的不愉快。我們在寫作 外貿函電 時并不要求使用華麗優美的詞句。只需要用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以清楚的了解您想說什么就可以。圍繞這一點，我總結了幾方面的內容，希望能對寫作外貿信函有借鑒作用。
1、口語化
每一封 外貿函電 的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在您的信函里體現感性的一面。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來只需要將交談的內容寫在紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣就能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。
2、語氣語調
由于這封 外貿函電 是有其目的性的，所以在信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的`，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
3、禮貌
這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。
4、簡潔
就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。在同一封信函里，避免使用多個相同含義的單詞。
5、回復迅速及時
給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果賣家回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。
6、標題
這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。
7、精確
當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。
8、針對性
請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
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寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句
所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么
圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用
1、口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流
人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面
然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉
他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your 買粉絲plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your 買粉絲plaint”
其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已
多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化
2、語氣語調 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的
在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的
這完全可以通過信函中的語氣語調來表現
3、禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的
而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度
如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點
如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言
還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”
任何事情，一旦過了頭，效果反而不好
禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚
所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果
4、簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解
用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞
一個單詞可以表達，就不要用詞組
多用短句，因為短句更容易理解
少用“and”，“but”，“however”，“買粉絲nsequently”這些讓句子變得冗長的連詞
在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞
比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等
因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義
5、回復迅速及時 給買家的回復，千萬要迅速及時
因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商
如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機
6、標題 這一點是特別針對寫電子郵件的
也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的
如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除
比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports
”這樣您的郵件會顯得更加專業
7、精確 當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確
這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程
8、針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字
這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視
當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”
美國人見面時，不一定會握手，只要笑一笑，打個招呼就行了，即使是第一次見面，而中國人則視握手為一個基本禮節。但在中國握手并沒有太多的限定，而美國人握手是有一定禮節的。例如男女之間，女方先伸出手，若女方無握手之意，男子就只能點頭鞠躬致意；長幼之間由長輩先伸出手；上下級之間，由上級先伸出手；賓主之間由主人先伸出手。而且握手時應注視對方，并摘下手套，否則會被視為不禮貌。在美國，人們見面時喜歡直呼其名，這是親切友好的表示，縱使交談之初可能互相用姓稱呼，但過一會兒就改稱名字。而在中國，人們很喜歡被稱為某某經理，某某總裁，因為這是身份與地位的象征。但在美國，人們很少用正式的頭銜稱呼別人，正式的頭銜只用于法官、高級政府官員，軍官，醫生，教授和高級宗教人士。值得注意的是，美國從來不用行政職務如局長、經理、校長等頭銜來稱呼別人。另外，在與人交談時，切不可談及個人的私事，諸如年齡、婚姻、收入、信仰等等。看到別人買的東西不可問其價格；如果看到別人回來，也不能問他去哪兒了或者從哪里來，否則就會遭人厭惡，美國人常用“鼻子伸到人家私生活里來了”這句話來表示對提問人的輕蔑。而在中國，人們對個人隱私的界限遠沒有這么深刻，人們并不會在意別人對自己的生活作一般了解。但在中國人與美國人打交道時，在中國人看來很普通地問對方一些家庭情況，美國人就很可能認為你侵犯了他的隱私，別有用心，一樁生意很可能就這樣泡湯了。
1.禮貌地提出請求
Brown和Levinson在他們的禮貌原則的理論中指出，請求言語行為在本質上是威脅面子的行為(即face threatening acts，簡稱 FTA)。請求/要求與禮貌在本質上是相斥的，因為如對方要對請求/要求作出接