作為出口商，在簽訂好外銷合同以后，就要根據合同規定，按時安排貨物裝運出口如何順利，準備全套完整、詳盡的報關單據是關鍵。
基本的報關單據包括正本商業發票(INVOICE)、正本裝箱單(PACKING LIST)、副本合同(也可稱作形式發票或售貨確認書)、報關單、副本委托報關協議、正本核銷單。根據海關對出口商品的監管條件，還須提供相應的證明，如商檢證、出口許可證、熏蒸證等。此外，個別地區海關對采用信用證結匯的出口貿易，還要求提供信用證副本。對這些單據的繕制與審核，要從以下幾方兩加以注意：
一、單據的內容必須齊全。
商業發票中需要顯示的項目有：發票號、合同號、日期、買方公司名稱、起運港、目的港、嘜頭、品名、數量、單價、總價等內容，各個項目的內容必須相互符合，正本發票不允許有涂改痕跡，特別是數量、單價、總價，否責要加小簽章證明。
裝箱單中，除單價、總價不必顯示外，其余各項與發票相同。另外，還有包裝種類的件數、毛重、凈重、尺碼(即體積)，同發票要求一樣，正本單據不允許涂改。
其它副本單據，如合同，必需用電腦或打字機繕制，委托報關協議必須用海關規定的格式，可向代報關單位索取。
二、單據的審核。
各種單據的內容必須相互符合，做到單單相符，單證相符，否則會受到影響。如果單據未能正常按時寄到或正本單據出現問題，但急于，‘般情況下，先用傳真件副本代替，由報關員“打保”報關，隨后補上正本單據，不會影響貨物的按時裝運。
單據應盡早寄至代理報關單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若是拼箱貨物，應不遲于集港前3天寄到報關單位，因為拼箱貨物得報兩次關。
三、填制報關單。
根據報關單的格式，填充必須由貨主提供相應的內容，數據一定要準確，要與其它各單嚴格相符，否則很難更改，影響核銷退稅。特別要注意以下幾點：
1．海關編號。出口單位必須在出口地海關注冊備案并作過年審，否則不能，十位數的編碼經備案或年審后，方可從海關電腦管理系統中調出允許報關。
2．成交方式。可按實際的成交方式填寫，但各地海關對此項內容的要求有所不同，如天津海關，報關單在錄入時必須顯示FOB價，所以，從天津港出貨時，應把換算出的FOB價在報關單上注明，或由代理單位，根據實際運費、保險費金額，核算標明。
3．件數。按海關的要求應填寫實際包裝的件數，例如某產品裝20桶，為了加固，5桶打一個托盤，共4托，那么填寫此欄目時應填4托。
4．商品編號。根據貨物性質，相應歸入其類別，一定要準確，與品名相符合。正確的規類可以查出其對應的監管條件，盡早安排各種檢驗、檢疫，及有關證明的申請，貨主不僅要清楚貨物的品質、特性，還要熟悉其用途。有一則實例很能說明問題，某外貿公司業務員不了解貨物用途，錯將抗生素當作飼料添加劑，歸入相應商品編碼，等拿到報關單申請退稅時，才發現歸錯類別，以至取得了較低退稅率，與實際產品應得的退稅差別很大，而恰恰商品編碼這一項又屬海關禁止更改報關單的幾項范圍之內，使工廠遭受巨大損失。
總之，無論是貨主，還是代理，都要從報關單據的各個方面加以重視，以減少和避免過程中出現不必要的麻煩，加快速度，圓滿完成裝運任務。
幾種外貿出口單據的制作
A.匯票
國際貿易中，主要使用的是跟單匯票，作為出口方要求付款的憑證。制作匯票時應注意下列問題。
出票條款。信用證名下的匯票，應填寫出票條款。包括：開證行名稱，信用證號碼和開證日期。
匯票金額。托收項下匯票金額應與發票一致。若采用部分托收、部分信用證方式結算，則兩張匯票金額各按規定填寫，兩者之和等于發票金額。信用證項下的匯票，若信用證沒有規定，則應與發票金額一致。若信用證規定匯票金額為發票的百分之幾，則按規定填寫。這一做法，通常用于以含傭價向中間商報價，發票按含傭價制作，開證行在付款時代扣傭金的情況。
付款人名稱。托收方式的匯票，付款人為買方。信用證方式下，以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明，則以開證行為付款人。
收款人名稱。匯票的收款人應是銀行。信用證方式下，收款人通常為議付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人（已收匯票），然后由收款人作委托收款背書給托收行。
B.商業發票
商業發票（Commercial Invoice）是出口商開立的發貨價目清單，是裝運貨物的總說明。發票全面反映了合同內容。
發票的主要作用是供進口商憑以收貨、支付貨款和進出口商記賬、報關納稅的憑據。在不用匯票的情況下（如付款信用證、即期付款交單），發票代替匯票作為付款的依據。
發票沒有統一的格式，其內容應符合合同規定，在以信用證方式結算時，還應與信用證的規定嚴格相符。發票是全套貨運單據的中心，其它單據均參照發票內容繕制，因而制作不僅要求正確無誤，還應排列規范，整潔美觀。
制作內容及注意事項如下：
出口商名稱。發票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號碼，其中出口商名稱
發票名稱。在出口商名稱下，應注明“發票”（Cormercial Invoice或Invoice)字樣。
發票抬頭人。通常為國外進口商。在信用證方式時，除非另有規定，應為開證申請人。
發票號碼，合同號碼，信用證號碼及開票日期。發票號碼由出口商自行按順序編制。合同號碼和信用證號碼應與信用證所列的一致，如信用證無此要求，亦應列明。開票日期不應與運單日期相距太遠，但必須在信用證交單期和有效期之內。
裝運地和目的地。應與信用證所列一致，目的地應明確具體，若有重名，應寫明國別。
運輸標志（嗟頭）。凡來證有指定嗟頭的，按來證制作。如無規定，由托運人自行制定。以集裝箱方式裝運，可以集裝箱號和封印號碼取代。運輸單據和保險單上的嗟頭，應與發票一致。
貨物名稱、規格、包裝、數量和件數。關于貨物的描述應符合合同要求，還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量，應列明總的毛重和凈重。
單價和總值。單價和總值必須準確計算，與數量之間不可有矛盾，應列明價格條件（貿易術語），總值不可超過信用證金額的超值發票，銀行可以接受，也有權拒收。
附加證明。大致有以下幾種：（l）加注費用清單：運費、保險費和FOB價；（2）注明特定號碼，如進口許可證號、布魯塞爾稅則號；（3）注明原料來源地的證明文句。
出單人名稱。發票由出口商出具，在信用證方式下，必須是受益人。“UCP 500”規定，商業發票可以只標明出單人名稱而不加簽署。如需簽字，來證中應明確規定，如Signed Commercial Invoice。
C.運輸單據
運輸單據因不同貿易方式而異。有海運提單、海運單、航空運單、鐵路運單、貨物承運收據及多式聯運單據等。
我國外貿運輸方式以海運為主。這里著重介紹海運提單Bill of Lading的繕制及注意事項。
托運人（Shipper）。一般即為出口商，也即信用證的受益人，如果開證申請人為了貿易上的需要，在信用證內規定作成第三者提單也可照辦，例如請貨運代理做托運人。
收貨人（買粉絲nsignee）。該欄又稱提單抬頭。應嚴格按信用證規定制作。如以托收方式結算。則一般做成指示式抬頭。即寫成 “To order”或“To the order of x x X”字樣。不可做成以買方為抬頭的記名提單或以買方為指示人的提單以免過早轉移物權。
通知人（NotifyParty）。這是貨物到達目的港時船方發送到貨通知的對象，通常為進口方或其代理人。但無論如何，應按信用證規定填寫。如果信用證沒有規定，則正本提單以不填為宜，但副本提單中仍應將進口方名稱地址填明，以便承運人通知。
提單號碼（B/L No.）。提單上必須注明編號，以便核查，該號碼與裝貨單（又稱大副收據）或（集裝箱）場站收據的號碼是一致的。沒有編號的提單無效。
船名及航次（Name of Vessel ;Voy No）。填列所裝船舶及航次。如中途轉船，只填寫第一程船名航次。
裝運港（Port of Loading）和卸貨港（Port of Discharge）。應填寫具體港口名稱。卸貨港如不同國家有重名，則應加注國名。卸貨港如采取選擇港方式，應全部列明。如倫敦∕鹿特丹∕漢堡選卸，則在卸貨港欄中填上“option London∕Rotterdam∕Hamburg”,收 貨人必須在船舶到達第一卸貨港前在船公司規定時間內通知船方卸貨港，否則船方可在其中任意一港卸貨。選擇港最多不得超過三個，且應在同一航線上，運費按者計收 ? 如中途轉船，卸貨港即填寫轉船港名稱，而目的港應填入“最終目的地”（Final Destination）欄內。也可在卸貨港內填上目的港，同時注明在XX港轉船”（W∕Tat XX）。
嗟頭。與發票所列一致。
包裝件數和種類（Number and Kind of Packages）與貨物描述（Description of Goods）。按實際情況列明。一張提單有幾種不同包裝應分別列明，托盤和集裝箱也可作為包裝填列。*裝有捆、件，散裝貨應注明“In bulk”。貨物名稱允許使用貨物統稱。但不得與信用證中貨物的描述有抵觸。危險品應寫清化學名稱，注明國際海上危險品運輸規則號碼（IMCO CODE PAGE），聯合國危規號碼（UN CODE NO），危險品等級（CLASS NO）。冷藏貨物注明所要求的溫度。
毛重和尺碼（Gross Weight＆Measurement）。除信用證另有規定外，重量以千克或公噸為單位，體積以立方米為計算單位。
運費和費用（Freight＆Charges）。本欄只填運費支付情況，CFR和 CIF條件成交，應填寫運費預付（Freight PrePaid），FOB 條件成交，一般填寫運費到付（Freight Collect），除非買方委托發 貨人代付運費。程租船一般只寫明“AS ARRANGED”（按照約定）。 如信用證另有規定，按信用證規定填寫。
正本提單份數（Number of original Bs/L）。按信用證規定簽發，并分別用大小寫數字填寫，如“（2）TW”。信用證中僅規定“全套”（FUll set），習慣做兩份正本，但一份正本亦可視為全套。
提單日期和簽發地點。除備運提單外，提單日期均為裝貨完畢日期，不能遲于信用證規定的裝運期。提單簽發地點按裝運地填列。如果船期晚于規定裝運期，要求船方同意以擔保函換取較早日期提單，這就是“倒簽提單”（Anti dated B∕L）；貨未裝上船就要 求船方出具已裝船提單，這就是“預借提單”（Advanced B∕L），這種做法系國際航運界陋習，一旦暴露，可能造成對方索賠以至拒收而導致巨大損失。
簽署。按“UCP 500”規定，海運提單表面應注明承運人名稱，并由承運人或其代理人、船長或其代理人簽