外貿單證員的工作內容包含以下幾點：
1、審證：主要是審核信用證的各項條款是否與合同相符，對不同的條款或其他不能接受的條款應及時提出并要求對方修改；
2、制單，這方面主要講究的是單據內容正確、完整、簡潔，單據齊全，并在規定時間內完成；審單，對單據進行認真仔細的審核；
3、交單，這是銀行結匯的前提，內容正確完整，提交及時；歸檔，就是將一份完整的單據副本歸檔保存。
外貿單證是指進出口業務中使用的各種單據和證書，買賣雙方憑借這些單證來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢和結匯等憑證。
外貿單證員是國際貿易的先行官。各種單證的操作實務既是外銷、貨代、報關和報檢等"四大員"的重要組成部分，也是"四大員"入門的首要條件。
要想知道何為外貿中的單證，先了解一下何為外貿。所謂外貿，就是買賣一堆紙片。
對比一下外貿和咱們到樓下菜場買個西瓜的不同點：買西瓜的時候，現看現挑，八角塊二地砍價，講好選好，給錢抱瓜走人。外貿就不行。首先雙方一般見不著面，也看不到貨（可以看個樣品，但畢竟不是真正交易的大貨）。量又大，不管擱誰手里都得花一大筆的儲藏費。路又遠，運費貴----按外貿行業最便宜的海運集裝箱運輸方式算，一個集裝箱從廣州運到德國漢堡，光運費就上萬。再加上國家貿易以中間商批發商居多，香港商人從大陸采購，也許是賣到美國。這么一堆貨物在世界上搬來搬去，成本算下來大米都要變黃金了。怎么辦？干脆，貨盡量不動，用一套文件作為貨物的代表與象征，貿易商之間就倒賣這套文件，最后誰拿到這堆紙片，這批貨物就算誰的，方便省錢。
這樣一來，貨物在外貿中，基本上就在三點移動：出發地港口、遠洋貨輪、目的地港口。而代表貨物的文件，則盡情折騰轉手不礙事。
這套文件既然代表貨物，那可就值錢了：如果貨物價值100萬，那么這疊紙片就值100萬。
在外貿行業，這疊紙片統稱“單證”，通常由下列文件組成：
1．提貨單，簡稱提單，英文叫Bill of loading, 行話”B/L”。因為外貿中以省錢的海運為主，因此提單通常指海運提單。貨物交給遠洋運輸公司后，由運輸公司開具提單給發貨人，發貨人再根據交易情況交給買家，買家據以提貨。提單是全套單據中最核心最重要的，因為它直接代表貨物的所有權，有法律效力，官話稱之為“物權證明”。
貨運公司都有自己樣式的提單,但大同小異, 一般一式六份，三份正本（打印有ORIGINAL字樣）和三份副本（打印有COPY字樣）。其中任何一份正本都可以提貨，一經提貨則另外兩份就失效了。因此為避免混亂，在外貿單證轉手中，一般都要求“全套提單”FULL SET OF B/L,意思就是三正三副了。
2．商業發票(Commercial Invoice)。跟咱們國內所說的發票概念完全不同，外貿中的發票，是貨物的賣方自己編制的一份單據，上面寫明了這批貨物的品名、數量、單價、總值、買賣雙方等。作用就類似于該批貨物的身份介紹信。商業發票一般用英文書寫。格式不拘，但必須包含上述內容。
3．裝箱單(Packing List)。與商業發票一類，也是貨物的賣方自己編制，主要用于描述貨物的包裝情況，包括品名、數量（個數或箱數） 、重量（凈重毛重）、體積、買賣雙方等。同樣英文寫成，格式不拘。
4．其它說明貨物情況的文件，如證明貨物品質的檢驗證書、證明產地的產地證書等。按照國家規定，部分類別的產品出口前要經過強制性檢驗，由國家進出口商品檢驗檢疫局辦理。產地證也由商檢局出，因為咱們中國是發展中國家，不少國家對中國制造的東西進行減免稅，或反過來進行限制，產地證就是為證明貨物“出身地”用的。
全套單據中，發票、裝箱單可以自己寫。假如需要轉手，中間商也可以自己另寫一份代替原來的。提單自然是貨運公司出具，檢驗證、產地證則一般由國家商品檢驗檢疫局出具。
特別留意一點，上述單據中，只有商業發票透露了貨物的價值。而商業發票是可以自行編制更改的。既然外貿實際上是在買賣單據，那么咱們不難領會到其中的重大意義。即便貨物再好，單據沒弄好也影響生意，甚至搞不好，貨給人家了卻收不到錢，血本無歸。反過來，貨物有問題，而單證做得干凈漂亮，一樣可以交易。
路人甲：“那么我們弄一堆破爛貨再弄一套好單證，豈不賺翻啦？”——別這樣，太邪惡了，純粹是詐騙犯，在任何地方都會被警察抓的。我們是做正當生意的，不搞這一套。
了解到外貿憑單證交易的特點，我們就能一通百通，理解后面我們將談到的外貿諸多環節手續的內情和道理，同時樹立起外貿“單證第一”的觀念，小心伺候。
事實上，單證如此重要，以至于外貿行業中專門派生出一個職位叫“單證員”——翻開報紙的招聘欄不難找到這個詞。可說真的，單證員不是個好活兒：責任大，耗精力，也沒多少錢。只適合于細致耐心又不大愛拋頭露面的女孩子。
外貿單證交易導致的一個有趣現象，就是很多老牌的外貿商人，很可能從未真正見過自己買賣的東西。
【小結】外貿最大的特點就是單證交易。制作一套合格的單證，是外貿實務中最關鍵的工作。基本的單證包括提單、發票、裝箱單以及其它說明貨物情況的檢驗證、產地證。
國際商務單證員指在國際貿易結算業務中，根據銷售合約和信用證條款從事審核、制作各種貿易結算單據和證書，提交銀行辦理議付手續或委托銀行進行收款等工作的人員。
外貿單證員的工作貫穿于進出口合同履行的全過程。單證員以外貿單證處理為核心，是外貿企業必備的基礎性人才。其工作具有量大面廣、時間性強、工作要求高的特點，應具備專業知識、專業技能和嚴謹的工作態度等基本條件。單證員的素質直接影響外貿企業整體的工作質量，因此應了解商品知識、加強協調能力、增強服務意識、培養 團隊精神 ，以不斷提高自身素養，全面提升綜合素質。
外貿單證員(DocumentationSpecialistofForeignTrade)，是指在對外貿易結算業務中，買賣雙方憑借在進出口業務中應用的各種單據、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結匯等工作的人員。外貿單證員是外貿企業開展業務的基礎人才，主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業務活動，它貫穿于進出口合同履行的全過程。
一、外貿單證員的工作特點
(一)量大面廣
在我國的外貿企業中，外貿單證部門的人員配備十分有限，一名單證員往往要負責跟進多名外貿業務員的業務單證，在每天有限的時間內同時處理多筆進度各不相同的業務單據，工作量非常大。在處理每票單據的過程中，單證員需要完成與業務員、跟單員、財務以及客戶、貨代、報關行、銀行、辦證機構各方面的溝通協調工作，由此可見涉及面之廣。
(二)時間性強
單證員在每個業務操作環節都有時間上的嚴格要求。以出口信用證作為結算方式為例，單證員需要及時催證、審證，若發現信用證與合同不符，要在最短的時間內退回開證行要求改證;因信用證對最遲交貨期有具體要求，一定要提前租船訂艙，把握好截關、開船時間，確保按時送貨并及時制作報關資料安排報關，同時還需考慮到進行必要商檢的時間;貨物裝船后，應盡快核對好提單，并發裝船 通知 給進口商;若信用證有要求辦理一般原產地證書或普惠制原產地證書，都可以在裝船日之前網上辦理，若普惠制原產地證在提單簽發日期的7天后辦理，則需辦理后發證，手續相對麻煩;保險單的簽發日期既不能早于報關單日期，又不能晚于提單簽發日期;所有單據正本齊全、反復審查無誤后要在信用證規定的交單期內盡早向銀行提交單證，如果銀行審單出現不符點，還能有溝通修改的補救機會。只有把握好時間這條主線，才能分清輕重緩急，高效地完成單證工作。
(三)工作要求高
高水平的外貿單證不僅能保證貨物按時按質按量運出，又能確保及時收匯，所以對制單人員的要求很高。外貿單證員不僅需要扎實的國際貿易理論知識和專業外語知識、嫻熟的計算機操作能力，更需要有良好的溝通協調能力、高度的責任心和嚴謹的工作態度，能夠不斷地提高、完善制單技巧，具備獨立處理變化多端單證的能力。
二、外貿單證員的作用和崗位及人員現狀
(一)外貿單證員的作用外貿最大的特點就是單證交易。
制作一套合格的單證，是外貿實務中很關鍵的工作。在國際貿易實施過程中，合同、定單、報關、報檢、運輸、倉儲、銀行、保險等各個環節，無一不是通過各種單據憑證來完成。單證如此重要，以至于外貿行業中專門派生出一個職位叫“單證員”。以往一些中小外貿企業為了節省成本，把單證工作交給業務員或者財務部制作，經常會因制單人員缺乏專業單證知識造成單據不符，直接影響外貿企業及時安全收匯。越來越多的外貿企業意識到單證環節設崗定人的重要性。單證員的出現是外貿行業中分工趨向細化的具體表現，它劃清了外貿企業各崗位的權責界限，使復雜的外貿流程變得簡單化、標準化。
(二)外貿單證員的崗位及人員現狀由于受美國經濟衰退和持續蔓延的次貸危機，以及人民幣升值、出口退稅率下調等國內外多重因素影響，2008年中國對外貿易出現了下滑趨勢，部分外貿企業出現工廠減員、減產等現象。
但在這次全球性的經濟危機中，中國經濟的表現好于一般國家，2009年貿易額下降了17%，好于業內專家預測的2009年世界貿易額下降幅度超過30%的水平。中國在2009年成為全球第一大出口國，占全球出口份額的比重超過9%。因此外貿人才的需求量將進一步增大，其中以單證員尤其突出。據有關部門統計，廣東省國際商務單證人員需求量達20余萬人，浙江省的國際商務單證人才缺口達15萬人，上海市2010年國際商務單證員人才缺口將超過15萬人，江蘇省單證員需求達17萬。可見單證員崗位的人才短缺問題相當突出。
單證員操作技能的高低直接關系到外貿業務結匯的時效和成敗，從業要求較高。而現有的從業人員中，通過在實際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業傳統的“師徒傳幫帶”方式下進入角色的，缺乏對單證知識的系統學習，企業又很少提供培訓機會，所以出現部分企業單據制作水平低下，造成不必要的經濟損失。近年來，國際商務單證員資格認證證書開始受到越來越多用人單位的認可和求職者的青睞，但經過專業培訓、持有該專業證書的現有從業人員卻不到10%。外貿單證員隊伍的整體素質亟待提高。
三、外貿單證員應該具備的基本條件
隨著我國擁有出口自主權的企業大幅增長，外貿單證員的需求量增大。但一些企業在招不到專業單證員的情況下，錄用一些非專業人員倉促上崗，增加了企業的風險系數。外貿單證崗位應該具備以下基本條件：
(一)專業知識—知道要怎么做
單證員必須掌握系統的外貿知識、單證知識、外語知識，善于學習更新知識。在扎實的外貿專業知識基礎上，還應清楚企業的運作流程，了解產品知識、生產工藝流程，以及掌握貨代市場行情和一