如你與某外商第一次聯系，我這里給大家一個標準的聯系函格式,請參考：
郵件標題：客戶求購的產品名稱郵件內文：To:客戶公司名稱Attn:客戶人名Re:客戶求購的產品名稱
DECORATIVE LIGHTING
We are pleased to get to konw that you are presently on the market for de買粉絲rative lighting,and as a specialized manufacturer and exporter for this proct in China,we sincerely hope to establish business relations with your esteemed 買粉絲rporation. If the proct we offered above is some different from what you require actually,kindly inform us in detail,we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap.Please note that the proct pictures will be sent to you upon yr request,and a small sample 買粉絲uld also be sent to you for yr final checking if the price is finally acceptable.To konw more about our 買粉絲rporation,kindly visit our website:買粉絲.Pls kindly check and revert at yr earlist.
Pure Trading Co.,Ltd
Add: Tel: Fax: E-mail:幾點說明：
a)郵件標題只能是客戶求購的產品名稱，而不要加其它的任何多余語言，這樣，客戶打開你郵件的可能性一般可達到100%；
b)開頭語簡潔帶過證明你是專業而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離，而對商人來說過多的寒暄實在是多余；不少人喜歡一開始就說從何得知該客戶的，我們建議你，一般情況下最好不用提，客戶在那里發布過求購信息，客戶自己知道，多說多余，不過，如是本網線下轉發給你的外商詢盤，加一句話也無妨；
c)開頭語特忌諱主動過多介紹自己，因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好，事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹的，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業的印象，這種印象對你來說是非常重要的；那么，“過多”的標準是什么呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是“過多”！
d)簡潔開頭后，你必須立即進入正文，即報價，因為客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，你如不能提供客戶想要的東西，客戶回你干嗎？立即進入報價，證明你是專業做該行的，你是有誠意、實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此； 有人說，客戶詢盤中規格說的不全，無法報價，事實上，沒有那個外商會在詢盤中一次就把要求說完的，你可估摸著試探性報，報錯了沒關系，這只是證明你是專業的、多年做該行的，如所報的規格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回復你并詳細告訴你他所需產品的具體要求的；有人總喜歡第一次聯系客戶時就問東問西的，有些國家的客戶（如印度、韓國）可能會耐心回你，但對大多數歐美客商（如美國）來說，他們一般是不會回復該類郵件的；
e)所報的價必須是實價，必須與現有的市場行情相吻合，價太低，客戶知道你不是做該行，不會理你；價太高也會嚇跑客戶，客戶也不會回你，所以，切勿亂報價，應了解清楚了、多比較后再報，對新產品、對外貿公司來說這點尤其重要；
f)第一次聯系客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟件攔截；
g)與客戶第一次聯系最好用HOTMAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HOTMAIL郵箱，因為垃圾郵件泛濫的原因，中國越來越多的郵件服務器被國外打入黑名單，你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，而用HOTMAIL郵箱一般不會有這方面的問題；8，強烈建議：如你不能報出有一定竟爭力的價格，請最好不要聯系客戶，既然報不了價自然就成不了，不僅客戶很可能不會理你，你又何必浪費你及外商寶貴的工作時間呢？對外貿公司來說，何不在貨源上多下點功夫，效果一定好很多！總之，你聯系客戶的目地無非是為了爭取能最終成交，而要能最終實現成交的目地，你起碼總要邁過產品規格相符、出口報價適當這兩個檻，直接洽談這兩個最重要的問題，不僅外商喜歡，也必能大大縮短成交的進程，大家何樂何不為呢？轉自：國際進出口貿易論壇
回復客戶的詢盤要清晰
對于如何回復客戶的詢盤的問題，從表面看，是一個比較簡單的問題，其實是一個很深的問題，也是一個所有從事外貿工作需要思考的問題，老外貿也不例外，因為這是一個關系到能不能抓住這個客戶、能不能發展這個客戶的問題，因此：
一、首先要調整好自已的心態。因為有很多外貿業務員，在詢盤多的情況下：
1、工作忙不過來，沒有及時回復，認為反正現在詢盤多，拖幾天也不要緊；
2、針對詢盤多的情況下，在報價時，就會產生多報一點不要緊的情況，因為報少了吃虧的是自已，報多了還可以還價，且就是這多一點的想法，使你失去了一些機會；
3、真正做到大小客戶、新老客戶、遠近客戶等平等對待的原則。
二、要站在買方的角度思考問題，做好仔細的準備工作：
1、價格：FOB、CIF等各種價格，什么樣的方式客戶最能接受，什么樣的價格最能讓雙方滿意達到均衡；
2、數量：在什么時間內能提供什么樣的數量，千萬不能失信于客戶；
3、質量：能達到什么樣的質量保證，以及在生產過程中采取的措施等；
4、包裝：什么樣的包裝？20”能裝多少？40”能裝多少？等；
5、圖片：備有各種產品的圖片等，這是很重要的一點；
6、樣品：要有各種馬上能寄的樣品；
三、做好溝通的準備工作：
1、在語言的溝通上，要做一些技巧；
2、在對方不回復的情況下，要主動回復；
3、并盡可能使用多種方法，如：郵件、電話、傳真等；
4、并利用我方或對方的節假日、地方的搬遷、重大事件的發生等情況主動聯絡，以拉近距離； 要真正抓住或發展一個客戶不是一件容易的事情，要做的事情還很多很多“人”的結構就是相互支撐，“眾”人的事業需要每個人的參與。
望采納！！！
發盤
Dear Sir，
We were very pleased to receive your letter of 5th April answering our advertisement for typewriters and, as requested, enclose a 買粉絲py of our latest illustrated catalogue and current price list.
We think the "Portable 95" is a machine that would suit your purpose very well. It weighs 6.5 kg and is a bit heavier than the usual portable, but it is good for heavy ty and at the same time 買粉絲nveniently portable when carried in its case.
We have one of these machines in stock and we shall be pleased to arrange for you to try it.
Although 買粉絲sts have been rising since March, we have not yet raised our pries, but may have to do so when present stocks run out. We therefore advise you to place your order with us at once.
敬啟者：
我們很高興收到您四月五日答復我們打字機廣告的來信，現按您來信的要求附上我們最新的附圖產品目錄及現在的價目表。
我們認為“手提95型”會適合您的需要。這部機重6。5公斤，比常見的手提機稍重一些，但適合于打字量大的用途，同時也可放進打字箱內，十分便于手提。
我們目前的存貨中有這樣一臺機子，我們將很樂意為您安排前來試用。
自今年三月以來各種費用一直在上升，但我們仍未提價，不過目前的庫存一旦售完便可能不得不這樣做。為此我們建議您即時向我們下訂單。
還盤
Dear Sirs:
Thank you for your letter of 20 May 2000. We are disappointed to hear that our price for Flame cigarette lighters is too high for you to work on. You mention that Japanese goods are being offered to you at a price approximately 10% lower than that quoted by us.
We accept what you say, but we are of the opinion that the quality of the other makes does not measure up to that of our procts.
Although we are keen to do business with you, we regret that we cannot accept your 買粉絲unter offer or even meet you half way.
The best we can do is to rece our previous quotation by 2%. We trust that this will meet with your approval.
We look forward to hearing from you.
Yours faithfully
先生:
二零零零年五月二十曰來函收到，不勝感激。得知貴公司認為火焰牌打火機價格過高，無利可圖，本公司極感遺憾。來函又提及曰本同