一般來說，郵件正文開頭：
(1)How are you?
(2)How are you doing?
(3)How is everything?
(4)Good day!
郵件正文結束：
(1) Best regards
(2) Regards
(3) My best wishes!
(4) Best wishes!
(5) With my best!
筆定單的開始往往始于出口商主動向潛在客戶發信建立業務關系，而這個建立關系的開發函的內容，個人認為可以包括如下內容：
第一：說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料。
作為貿易商，個人SOHO者，可以通過駐外使館商務參贊處、商會、商務辦事處、銀行、第三家公司的介紹，或者在企業名錄、各種傳媒廣告、網絡上尋得客戶資料；也可以在交易會、展覽會上結識；甚至是在進行市場調查時獲悉。
因此我們可以如下方式來表明客戶信息的來源：
1） We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your 買粉絲untry that you are interested in Chinese handicraft.
2） Mr.Bowins, Head of Ar買粉絲lite Electric AG has re買粉絲mended you to us as a leading importer in Korea of lightweight batteries for vehicles.
3） We have obtained your name and address from the Inter買粉絲.
4） Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.
當然還有很多的英文表達方式，我就不一一列出來了，反正大家只要知道就行。
第二：言明去函目的
一般來說，我們給客戶寫信，總是以開發業務，建立市場，拓寬產品銷路為目的。所以我們可以有如下的表達方式：
1） In order to expand our procts into South America, we are writing to you to seek 買粉絲operate possibilities.
2） We are writing to you to establish long-term trade relations with you.
3） We wish to express our desire to enter into business relationship with you.
第三：本公司概述
我這里所說的本公司介紹，包括對公司性質、業務范圍、宗旨等基本情況的介紹，以及對公司某些相對優勢的介紹，比如：經驗豐富、供貨渠道穩定、有廣泛的銷售網等。我們可以用英文如下表達：
1） We are a leading 買粉絲pany with many years' experience in machinery export business.
2） We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.
3） We have our principle as "Clients' needs 買粉絲e first".
4） A credible sales 買粉絲work has been set up and we have our regular clients from over 100 買粉絲untries and regions worldwide.
5） Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified proction basis in 買粉絲asted and inland areas.
第四：產品介紹
這一部分最重要，一定花心思去寫。如果我們已經知道客戶有明確的需求，比如需要某某服裝，那么我們會選取某某服裝進行具體的推薦性介紹，反正就是針對客戶需求的特定介紹；如果我們只拿到客戶的名片，不太清楚客戶的需求，那么我們就把公司經營產品的整體情況，如質量標準，價格水平，打樣速度、交貨速度等作為籠統的介紹。
當然附上目錄，CATALOGUE，報價單或者另寄樣品供客戶選擇也是經常采取的做法。
1） Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and 買粉絲petitive price.
2） We have a good variety of 買粉絲lors and sizes to meet with different needs.
3） Our procts are enjoying popularity in Asian markets
4） To give you a general idea of our procts,we are enclosing our catalogue for your reference.
第五：激勵性結尾
一般我們在開發信的末尾會寫上一兩句希望對方給與回應或者勸客戶立刻采取行動的語句。
1） Your 買粉絲ments on our procts or any information on your market demand will be really appreciated.
2） We are looking forward to your specific inquiries.
最后：任何可以打動客戶的特殊東西都可以隨信而發或者隨樣品而寄。
比如你在展覽會上和客戶拍的合照，可以隨信而發，既可以提醒客戶你是誰，讓客戶一下子就記住你，也可以更加表達你和客戶的友好關系。
比如客戶平常隨意說出的某張一直在尋找的CD或者DVD，或者客戶一直在找的一本書等等，你可以隨著寄樣品時一起寄出，讓客戶知道你一直關心著他們，你的SERVICE一直是最優秀的，你會在做生意的過程中關注任何需要注意的地方，會讓客戶更加放心你的做事態度。
商務信函一般由：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、信文、結尾敬語、簽署、附件、附言等組成.
信頭（Heading）：指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期,一般寫在信紙的右上角.一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了.
地址：英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然后再寫日期.標點符號一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時候.
日期的寫法,如1997年7月30日,英文為：July 30,1997（最為普遍）； July 30th,1997；30th July,1997等.1997不可寫成97,以免引起歧義.
信內地址：在一般的社交信中,信內收信人的地址通常省略,但是在公務信函中不能.將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對信頭的要求一樣,不必再寫日期.
稱呼（Salutation）是寫信人對收信人的稱呼用語.位置在信內地址下方一、二行的地方,要求從該行的頂格寫起,在稱呼后面一般用逗號（英國式）,也可以用冒號（美國式）.寫給公務上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）不用專指某個人.注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式.Gentlemen總是以復數形式出現,前不加Dear,是Dear Sir的復數形式（有時也可Dear Sirs）.寫給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字.例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith.
事由：在公務信函中,通常在稱呼與正文之間,有Re：或Subject：（事由）字樣.一般在信紙的中間,也可與“稱呼”對齊.還應在底下加橫線、加粗等,以引起讀信人的注意,使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容.
正文（Body of the Letter）：位置在下面稱呼語隔一行,是信的核心部分.因此要求正文層次分明、簡單易懂.
結束語：恭維性的,位置在正文下面一到兩行的地方,從正文的開頭偏右的位置,句末用逗號,比較常用的是truely yours（yours truely）或者faithfully yours、sincerely yours.
簽名：此項是必需的,結束語后的一到兩行后面,也是在信紙的中間偏右的位置開始寫,同時,在結束語的正下方簽名下面要用機器打出簽名,以便于對方識別.還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面.
附言：該內容可有可無,簽名下方用PS開頭,表示下面的內容是補充的,ps應和正文齊頭.附言應盡量簡短.而一般盡量避免使用附言,因為這樣表明你正文的內容未考慮完備.
附件：有時按需要應該添加.信紙的左下下,用英文字母encl：或者enc：表明后面是附件的內容.
商務外貿函電的書寫原則：
一、Courtesy 禮貌：語言要有禮且謙虛,及時地回信也是禮貌的表現.
例如：
We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of
sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which
we have made in it.
You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog
enclosed, which you requested in your letter of 20 May.
二、Consideration 體諒：寫信時要處