遇到這種情況，有可能是客戶找了其他供應商。
延遲發貨，這些都是應該在之前跟客戶解釋的，得到回復才行。
如果想打電話給客戶，可以找一個英語比較好的人代替你打。
一般客戶得知訂單要延遲，一般都不怎么問原因，切記不要過多的解釋，不然別人以為你在推卸責任，除非了出現了洪水等自然災害的時候，可以特殊說明
客戶都比較通情達理，如果你能在出貨的時候，免費贈送一點配件或者，適當的小降價，會更好~！
外貿中賣家要求延遲付款信函可以向客戶說明延遲交貨的原因，并且告知何時能夠交付。
例如：
Our Mr. Osawa is away in Osaka on an urgent business，and will notreturn until the 1st May, and so if you will kindly let the matter stand overtill then, we will send you a cheque by the first post on the 2nd of thesame month.
我公司小澤先生因急事出差大阪，5月1日以前不能返回，故該件請寬延至5月1日，我們將于5月2日匯款。
As we expect to receive three large sums within the next few days,we will send you some money by Monday at the latest.
數日之內我們將有三筆大額近款，所以我們遲于下星期一以前定給貴方匯款。
I shall be very much obligedsettle your ac買粉絲unt e 1st June.if you will give me a little more time to.
對6月1日應付款項，如果能延些時間，我將非常感謝。
另外并不是任何延遲的原因都可以向客戶明說的，如果不能明說，則必須另尋既體面有說的過去的虛擬的原因。
Dear Ms. Wong
I am terribly sorry for the overe balance on our ac買粉絲unt. It appears that the invoice we received from you was somehow misplaced.As we will need some time to process the invoice through our ac買粉絲unting system I wonder if we 買粉絲uld have a further 2 weeks payment extension.I can assure you that you will receive the outstanding balance by then.
Thank you for your understanding and once again I apologise for our oversight.
Yours sincerely
Mike Wang
親愛的黃女士：
我為我們逾期未付的余額感到十分抱歉。我們從貴公司收到的發貨單由于某種原因放錯了地方。因為我們需要一些時間通過我們的會計系統來處理這張發貨單，所以不知我們能否再推延兩星期付款？我可以向您保證，您到時候一定會收到未結清的余額。
謝謝您的理解，我為我們的疏忽再次道歉。
第一、報價時應該有個彈性的時間算進去，給自己一些余量來應對突發的問題。
第二、總結工廠的生產習慣，確定正常的交貨期限，如果和工廠關系不錯，可以給工廠提些如何提高管理水平的意見或建議，找理由不如找原因。
第三、選擇供應商很重要。不要找那些盛氣凌人的大工廠，找個中等或者小規模（有扶持價值的），質量OK、配合度高、管理不松懈的工廠。 讓工廠給出訂單生產開始日期，每天常規的產量，預計結束日期。有些工廠如果你就是他的主要客戶，那么你甚至可以讓他們做個表格，隔幾天就給你發生產進度表，這樣可更清楚地掌握工廠的生產情況。
第四、經常拖交期的供應商會間接降低你的企業在買家心中的形象，因此建議定期對供應商進行評估。
第五、要經常和供應商溝通，了解供應商的近期訂單及生產情況。在工廠困難的時候，比如淡季時，有些訂單寧愿自己利潤低一些也要堅決接下來，只是少賺一點，這樣有可能幫工廠度過難關，甚至救工廠一命。而在旺季的時候，工廠也會盡最大努力幫你，反之工廠忙的時候不會理你。
第六、不要完全相信工廠的話，有時候工廠會迫于壓力告訴你貨已經做了。如果距離近的話可以經常到工廠去看看，了解他們的生產情況和進度。如果遠的話，可以讓工廠拍幾張照片過來看看，不要說你要看，而是客戶要看。
第七、有些對交貨期要求比較高的訂單，告訴工廠客戶做的是信用證訂單，交期延誤范圍不能超過5天，否則延誤船期，出貨會有風險。平時不要“板凳功力”太深，經常跑跑工廠和車間，驗驗貨。有些事情你持續跟、持續做，要求高一些，時間長了，工廠也就理所當然地提高了交貨期意識和配合度。
第八、大訂單的交期一定要跟客戶多爭取一些時間。工廠不是怕做大訂單，而是怕大訂單來得沒有穩定性和周期性，比如正忙得不可開交的時候來個大訂單。如果你的客戶持續有穩定的訂單，工廠當然是非常樂意配合的。
像這種下大訂單的客戶，盡量和客戶多交流，了解客戶的下單周期。了解客戶的下單周期，工廠就能在生產計劃安排上有余量，這樣你就會輕松很多。
第九、如果你們是外貿公司，平時開發客戶的同時，也注意多開發供應商。對外貿公司而言，有時候多招一個細致、認真、能力強的采購人員，這比多招一個業務員更加有投入價值。
1.講清原委。
道歉信中要實事求是的講清楚事情的原委，把事情的經過說清楚，自己為什么會犯錯誤，犯了什么樣的錯誤都要說清楚，這樣才可以說明道歉的誠意。
2.認識錯誤。
道歉嘛，一定要能夠認識到自己的錯誤才行，而且認識要深刻，反思自己，分析自己做錯事情的原因，主要分析自身原因，不要推諉責任。
3.反思自己。
從頭至尾都要好好反思自己的問題，自己一直不堅定，認識不清楚，存在僥幸心理，做事情馬虎等，致使自己犯下這樣的錯誤。
4.表示歉意。
既然自己做錯了，妨礙對方了或者影響到對方了，就一定要向對方表示真誠的歉意，同時表示愿意接受因此帶來的補償，或者負責因為自己的錯誤給對方帶來的損失。
5.請求原諒。
自己一定要態度誠懇的希望對方能夠原諒自己，給自己一個改過的機會。即使對方暫時不會原諒自己，自己也一定要努力做，好好表現，爭取不做這樣的錯事，希望早日得到諒解。