訂艙流程
一、接受貨主詢價
海運詢價：
① 需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格 ；
② 主要船公司船期信息 ；
③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名 ，危險級別等。（ 水路危規 ）
陸運詢價：（人民幣費用）
① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；
② 各港區裝箱價格；
③ 報關費、 商檢、動植檢 收費標準。
不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。
二、接單（接受貨主委托）
接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：
船期、件數
箱型、箱量
毛重
體積
各項型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量
1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45'GP=86CBM
（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）
付費條款、貨主聯系方法
做箱情況，門到門還是內裝
三、訂艙
繕制委托書（十聯單）；
制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。
加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
四、做箱
門到門：
填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
內裝：
填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）
五、報關（有時同時、有時先于做箱）
了解常出口貨物報關所需資料。
① 需商檢
② 需配額
③ 需許可證
④ 需產地證
⑤ 需提供商標授權、商標品名
⑥ 出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件）
⑦ 需提供商會核價章
填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積， 貿易方式， 審核報關單的正確性（單證一致）。
顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
備妥報關委托書，報關單，手冊，發票 （原件） ，裝箱單 （原件） ， 合同， 核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后）和其他所需資料，于截關前一天通關。
跟蹤場站收據，確保配載上船。
凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
六、提單確認和修改
問明顧客“提單”的發放形式：
① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。
② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。
③ 倒簽 ：(經船公司同意) 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。
*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.
④ 分單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
⑤ 并單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。
七、簽單
查看每張正本提單是否都簽全了證章。
是否需要手簽。
八、航次費用結算
海運費
① 預付(FREIGHT PREPAID)
② 到付(FREIGHT COLLECT)
陸運費
① 訂艙
② 報關(包括返關之前已經報關的費用)
③ 做箱(內裝/門到門)
④ 其他應考慮的費用：
沖港費/沖關費
商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
九、提單、發票發放（提單樣本）
貨主自來取件的,需簽收通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證
十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”
以上信息由匯信外貿軟件管理提供。
在外貿中，訂艙和訂柜都是指貨物運輸的預訂過程，但具體操作和步驟有所不同。
1. 訂艙：訂艙是直接與船公司或其代理進行貨物運輸的預訂過程。這是針對集裝箱運輸的。訂艙的步驟包括向船公司申請集裝箱裝載貨物，這個過程可能會涉及到提供貨物詳細信息和裝載計劃，以確定所需集裝箱的數量和類型。
2. 訂柜：訂柜是與貨代或物流公司進行貨物運輸預訂的過程。在這種情況下，貨代或物流公司可能會代表客戶與船公司進行聯系，處理訂艙相關的事宜。當客戶選擇使用貨代或物流公司進行運輸時，這些公司會為客戶提供一系列服務，包括但不限于預訂集裝箱、安排裝貨和卸貨等。
總的來說，訂艙和訂柜的主要區別在于，訂艙是與船公司直接進行貨物預訂的過程，而訂柜則是與貨代或物流公司進行預訂的過程，由這些公司提供更全面的貨物運輸服務。
訂艙單由船公司或貨代簽發。主要用于到碼頭提空柜用，很多時候要先到船公司處先拿booking note去打單后領取真正的提柜單才能去提柜。訂艙單一經承運人確認，便作為承、托雙方訂艙的憑證。
進倉單是貨代收到你托書后給你進倉通知，按照通知把貨物發到指定倉庫。
裝箱單是發票的補充單據，它列明了信用證（或合同）中買賣雙方約定的有關包裝事宜的細節，便于國外買方在貨物到達目的港時供海關檢查和核對貨物，通常可以將其有關內容加列在商業發票上，但是在信用證有明確要求時，就必須嚴格按信用證約定制作。
擴展資料：注意事項
百度百科-裝箱單
所謂的定艙即booking，這里的艙古意一般就是船艙！定艙就是預定倉位，就是把貨物的裝箱單和發票發給物流公司或者運輸公司預定一個位置！在指定的日期把貨交過去就可以用指定的艙位起運！達到提高效率和避免貨好以后等待艙位浪費的時間！在國際物流方面一般是空運和海運才需要！走快遞是每日航班！是不需要定艙的！歡迎采納
詢價---報價---確認BOOKING(訂艙)---向拓普供應鏈定艙---拓普供應鏈放S/O(下貨紙)---拿S/O提柜---做柜---還柜---報關---放行--提供補料---對單確認---開DEBIT NOTE（發票帳單）---付款---放單。
1．確認BOOKING：傳的BOOKING要根據客人的要求進行填寫，如：客人要求在目的港需要申請免堆期，就需要及時在BOOKING上體現，特別是做信用證的客戶最好能把信用證傳給貨代一份。再寫上公司名稱/目的港/幾個柜/什么柜型/品名/要配哪水船/談好的價格，最后為了保護雙方的利益最好蓋上公章。
2．向拓普供應鏈定艙：拓普供應鏈接到BOOKING后根據和客戶談好的情況向船公司訂艙。
3．拓普供應鏈放S/O：船公司確認有艙并放S/O （SHIPPING ORDER）給貨代。貨代再傳給工廠，S/O是提柜，裝船的憑證。
4．拿S/O提柜：拿到S/O后根據S/O上面寫的指示打單，并去指定地點提柜。打單后才會產生柜號和封條號。當然MSC這個船公司是不需要打單就可以S/O上面的顯示直接去指定地點提柜就行。此間會產生打單費（一般為30），有時會出現提柜的時候會有個吊柜費，出重柜的時候也可能會有一個選重費（根據船公司的）。
5．做柜：拖車拉了吉柜（空柜）去工廠裝柜也叫做柜。
6．還柜：裝完柜子，打上封條，拉回碼頭堆場，也可以叫還場。（空柜還場也叫返空柜的話要交納返空費，船公司不同費用不同）
7．報關：拖車一過閘，海關的系統上有顯示過閘，就可以開始報關了。快的話半天就可以報出來，慢的話要等上一天。如果運氣不好碰到查柜，貨沒問題查的快點，海關瞄一眼就走的話，出個查柜費了事，鹽田一般是550（碼頭不同費用也不同）如果還柜還的晚，海關又把貨全掏出來一個個查，那么完了，等著上下水船吧。所以盡量早還柜。截關當日報關被查柜的概率最大。當然查不查你的柜子還是和你的品名，海關大爺的心情有關系。
8．放行：沒問題了，放行了，就等著安排裝船了。可以送口氣了。
9．提供補料：因為第一次的BOOKING上面的內容只是大概，所以要確認最后提單上的詳細內容，就要提供補料。
10．對單：三方對單。貨代和客人對，船公司和貨代對。對好無誤，確認OK
11．開DEBIT NOTE：船公司向貨代開，貨代向客開。確認無誤，就按指定帳戶付款（匯率問題一定和你的客人談好，不要小看了那幾分的匯率差，也許只有那幾塊錢的差別也會讓你的客人搞的很不開心，影響下次合作）付完款了，到帳后，就可以給你的客人放提單了（如果電放就電放）如果是到付，月結的情況另說了。
一般來說只要給一份訂艙委托書就可以了。委托書一定要注明的包括：
發貨人、收貨人
起運港口及到達港口
是否可以轉運或者分批
運費為預付還是到付
貨物的品名及件重尺，如果為危險品或者粉末液體等，需要出具相關公司的鑒定書及自己出具保函
其他的等有下貨紙以后貨代會告訴你的