什么叫單證?
在進出口貿易中，外貿單證是指在國際結算中的單據、文件與證書，憑借這種文件來處理國際貨物的支付、運輸、保險、商檢、結匯等。
單證的作用是什么?
1、企業進出口收、付匯的需要
實際外貿業務中不管合同的交易條件是什么、交易標的是什么、交易當事人是誰，各方追求的目的(貨物和貨款)都與金錢/貨幣有關。如何實現貨幣的轉移、怎樣支付貨款、如何收取貨物，實踐中多通過單據加以實現，因為國際貿易中常用的貿易條件為FOB、CFR、CIF等，這些交易最重要的特點之一就是“象征性交貨”(當事人買賣代表貨物所有權的單據等于買賣貨物)。
2、合同履行的手段和證明
在業務活動中提交相應單據是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務的證明。合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環節，無論是哪個環節，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單據，沒有提交應交付的單據就意味著沒有按規定履約。
3、避免和解決爭端的依據
國際貿易各方訂立合同的目的是為了實現各自的利益，在訂立合同之初就認為自己在買官司、買爭議的人是不存在的。但因為從事國際貿易活動的人分處異國，市場經常發生變化，有利和不利因素在不斷轉換，新情況時有出現，貿易活動中發生爭議、矛盾也是正常的。關鍵是要做好自己的“功課”，防患于未然。
因為國際貿易是單據貿易，在合同訂立之前、之中和之后都要對相關單據嚴格把關，不然就可能造成因單據的不規范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發麻煩，或在發生有關爭議后無法利用合法手段(出示合格的單據)保護自己，更談不上對對方的不合理要求據理力爭、成竹在胸地說“不”。
4、直接影響國家、企業和個人的形象和利 益
做好國際貿易單證工作對整個國家、每個企業和每個從業員工的形象和利益都有重大影響。一般而言，發達國家商人制作的單據具有規范、標準、符合業務發展趨勢的特點。我國自允許個人從事國際貿易活動以來，涌現了大批新公司，從業人員制單水平參差不齊，難免會出現這樣或那樣的問題。
據銀行有關部門統計，新成立的公司在裝運完畢后提交的單據中，不合格或有不符點的占80%，這樣勢必會影響公司的效益和形象。所以在實踐中，一份美觀、整潔、清晰和正確的單據將會像一部愛不釋手的作品那樣為各方所認可、接受、欣賞。
為此，培養、招聘經驗豐富、能力嫻熟、知識全面的單證人員已成為企業對外貿易中的“必修課”。
5、單證工作是企業經營管理的重要環節
企業對整個貿易環節都應進行有效的監管，單證管理又是最后一個環節，即使洽談、訂合同、備貨、報檢、報關、保險、裝運等環節沒有任何問題，在制作、提交單證方面出了問題，也會致使業務前功盡棄。所以，所有企業都非常重視制單部門和單證工作，力爭為每筆業務畫上圓滿句號。
單證的種類主要有哪些?
進出口貿易的單證種類很多，每一種單證的作用都不相同。
(一)產地證明書(Certificate of Origin)
產地證明書是一種證明貨物原產地或生產地的證書，主要用途是提供給進口國海關憑此確定貨物的生產國別，從而核定進口貨物應征收的稅率。有的國家限制從某些國家或地區進口貨物，也要求以產地證明書來證明貨物的來源。
在我國，中國國際貿易促進委員會為產地證明書的簽發機構之一，由商事法律服務中心承擔具體簽發工作。
(二)檢驗證書(Certificate of Inspection)
檢驗證書是證明賣方所交貨物的品質、數量、包裝以及衛生條件等方面是否符合合同規定的依據;檢驗證書是海關驗關放行的重要依據，是辦理索賠和理賠的重要依據。各種檢驗證書分別用以證明貨物的品質、數量、重量或衛生條件。
在我國，涉及法檢產品的證明一般由商檢局出具，如合同或信用證無特別規定，也可按不同情況由進出口公司或生產企業出具，但應注意，證書的名稱及所列項目或檢驗結果應與合同及信用證規定相同。
(三)匯票(Draft; Bill of Exchange)
它是由一人向另一人簽發的要求在見票時或在指定的或可以確定的將來時間，向特定的人或其持票人無條件支持一定金額的書面命令。在國際貿易中的貨款結算，絕大多數使用跟單匯票(即附有提單等貨運單據的匯票)。在繕制匯票時應注意以下幾個問題：
1、必須列明出標根據。在信用證收付方式下，須說明是根據哪家銀行在何日開立的哪一份信用證出具的。2、在信用證方式下，應按信用證的規定填寫付款人。在托收方式時，付款人的名稱一般應為進口方。3、信用證方式下的匯票受款人通常應為議付行，托收方式下的受款人應為托收行。4、匯票一般開具一式兩份，兩份具有同等效力。任何一份付訖，另一份自動失效。
(四)提單(Bill of Landing , B/L)
提單是由船長、船公司或其代理人簽發的，證明已收到特定貨物，允諾將貨物運至特定目的地并交付給收貨人的憑證。提單是代表貨物所有權的憑證，因而也是賣方提供的各項單據中最重要的一種，所以在制作提單時須注意提單的`各項內容(如提單的種類、收貨人、貨物的名稱和件數、目的港、有關收取運費的記載、提單的份數等)一定要與信用證相符。
(五)保險單(Insurance Policy)和保險憑證(Insruance Certifica te)
保險單和保險憑證是保險人(即保險公司)與被保險人(即投保人，一般為進出口商)之間訂立的保險合同，當被保險貨物遭受保險合同責任范圍內的損失時，它們是被保險人索賠、保險人理賠的依據。
保險單(俗稱“大保單”)是一種正規的保險合同，一般包括下列內容：被保險人的名稱，被保險貨物的名稱、數量或重量、嘜頭、運輸工具的種類和名稱，承保險別，起訖地點，保險期限和保險金額，還列有保險人的責任范圍以及保險人與被保險人各自的權利、義務等方面的詳細條款。
保險憑證(俗稱“小保單”)是一種簡化的保險合同，除對保險人和被保險人的權利、義務等方面的詳細條款不予載明外，其余的內容與保險單相同，并且與保險單有同等的效力。但在實際業務中，我國保險公司大都簽發保險單，較少使用保險憑證。
(六)商業發票(Commercial Invoice)
簡稱發票，是出口企業開立的憑此向買方收款的發貨價目清單，是供買賣雙方憑此發貨、收貨、記帳、收付貨款和報關納稅的重要依據。發票并無統一格式，但其內容大致相同，主要包括：發票編號、開立日期、有關出口合同號碼、信用證號碼、收貨人名稱地址、運輸標志以及商品的名稱、規格、數量、包裝方法、單價、總值和裝運地、目的地等。發票內容必須符合買賣合同規定，在采用信用證付款方式時，應與信用證的規定嚴格相符，絕不能有絲毫差異。另外，發票必須有發貨人的正式簽字方為有效。
(七)包裝單(Packing List)和重量單(Weight Memo )
包裝單和重量單是商業發票的補充單據。包裝單主要用于工業品，對每件包裝內的貨物名稱、規格、花色等逐一作詳細說明，以便進口地的海關檢驗和進口商核對。重量單多用于以重量計價的初級產品，載明每件商品的重量，有的還分別列明每件商品毛重、凈重，其作用與包裝單相同。
(八)普惠制單據(Generalized System of Preferences，G.S.P.)
普惠制是工業發達國家對來自發展中國家的某些產品，特別是工業制成品和半制成品給予的一種普遍的關稅減免優惠制度。目前，已有日本、加拿大、澳大利亞、新西蘭和歐共體成員等國給予我國普惠制待遇，向這些國家出口貨物，須提供普惠制單據，作為進口國海關減免關稅的依據。
一、業務員必備的知識與心理素質：
作為業務員首先應做到知己知彼，才能做到百戰不殆。
1、 充實自己的業務知識：
A、 操作流程的學習；
B、 運價知識的掌握；
C、 港口及國家的了解；
D、 對付客戶 所提問題的應變能力。
2、對公司業務的了解：
A、 了解公司的優勢、劣勢。
B、 了解公司在市場的地位，及運做狀況。
3、對市場進行調查：
A、 了解同行的運價水平；
B、 了解客戶所需船東的運價、船期、全程、目的港代理等；
C、 預見將來市場情況。 外貿業務員的銷售心理
4、要有刻苦耐勞的精神：
A、 拜訪客戶要勤，而且還要講究效率；
B、 可以從100個客戶當中挑選出10個重點攻克，從中找出我們需要的客戶群體。
5、調整自己的心態：積極，樂觀，向上
A、1%的道理：業務員有自信心，還要有抗挫折 的心理準備，只有這樣，才會在受挫折時，重燃希望之火。
B、求人與幫人：注意推銷不是乞討，客戶在很多時候是需要我們幫助的。
C、自信與自尊：“推銷是從被拒絕開始的、
D、原則與信條：“客戶永遠都是對的”，要了解尊重客戶的要求，但不是要滿足他的所有要求。實際上也無法滿足他的所有要求。
二、 開發客戶 ：
確定目標市場，選擇目標客戶
1、 開發新市場：
業務員在開拓市場時，必須先掌握與企業相關的情報。特別是基本資料的收集，如黃業、碼頭清單、上網、指定貨客人、指定工廠、海關數據等。
2、 尋找客戶的途徑：
A、利用公司的資源，通過當前客戶介紹新客戶，通過公司財務、客服等
部門獲取公司原來客戶的信息。
B、利用個人資源，通過朋友或熟人等“關系網”的渠道獲取客戶信息。
C、利用外部資源，通過其他銷售人員、請人介紹的渠道獲取信息。
3、 準客戶的選擇：
收集客戶資料之后，把它做成一份名冊，然后根據名冊分析篩選出一些可能推銷成功的準客戶。
A、 有無需要， B、有無付款 能力， C、有無決定權， D、有無接近的可能性。 業務員高升莫做6種人
三、 接近客戶：
1、 準備接近客戶，對預定的準客戶或是已有往來的顧客，我們需要調查了解幾個要素：
A、資信狀況、營業狀況及將來性；
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