外貿英語函電寫作技巧
外貿英語函電是指在對外貿易交往過程中，憑以交換信息的英語信函、電報、電傳、傳真及電子郵件等。下面是我分享的外貿英語函電寫作技巧，歡迎大家閱讀！
一、外貿英語函電的特點
1.語言規范化。隨著對外貿易的日益頻繁，外貿函電的語言越來越規范化，不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標點符號規范且合乎習慣，而且用于約束各種商務活動的法律、法規和慣例的使用，也更為明確。
2.內容簡明化。外貿函電要寫得生動、具體和明確，特別是要求對方作出明確反映的信函，或是答復對方提出的要求和問題的信函，或是報盤、承諾，都要寫得清清楚楚、明明白白，毫無艱澀難懂之處，使收信人看后不會誤解寫信人所要表達的意思，用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。
3.態度禮貌化。寫信要有理有節，注意禮貌，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗，既尊重國際貿易的習慣，又維護本國利益，同時還要體諒對方，要顧及對方的要求、愿望和感情等，著重正面地、肯定地談問題，盡量避免否定地談問題。
4.格式“習慣”化。外貿在長期的發展中，逐步形成了許多約定俗成的國際慣例。外貿函電以其獨特的格式、慣用的商務詞匯、豐富的貿易術語、固定的句式和縮寫形成了獨特的函電文體，具有強烈的商業色彩。其生命力在于與實際商務活動聯系在一起，其語言形式、語言規范等都必須為具體的業務服務，用詞用語約定俗成，符合國際慣例，為世界各國商務人員所公認與接受。
二、外貿英語函電的寫作技巧
眾所周知，寫好外貿英語函電必須遵循4項原則，即4個C：簡潔（買粉絲nciseness）、明確（clarity）、準確（買粉絲rrectness）、得體（買粉絲urtesy）。這也是和外貿函電的特點相吻合的，具體來講：
1.把握簡潔原則。在國際貿易競爭愈加激烈的當今世界，簡潔在外貿函電寫作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來表達完整的意思，同時內容要完整、準確，語氣禮貌。
（1）適當使用縮略語。在長期的發展中，外貿行業逐步形成了許多既定的專業縮略語，準確使用縮略語可減少信件的篇幅，節省讀者的閱讀時間。如：
A.國際經濟貿易組織縮略語。如：WTO（世界貿易組織），EEC（歐洲經濟共同體），等等。
B.常用外貿英語縮略語。如：A/S（見票后或見票），F.O.B（離岸價），a/c（帳戶），等等。
C.常用信函縮略語。如：Re（regard關于），Enc（隨附），等等。
（2）句子結構應該簡潔，用單詞替換詞組和定語從句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句講究簡潔，①句顯得煩冗累贅。
（3）內容簡明化，也就是說英語函電的內容應簡潔明了。函電的主題應當開門見山地提出，無需羅列一些繁瑣的客套，讓人感覺轉彎抹角。例如，給國外客戶去函抱怨貨物短量，這時可首先直截了當地告訴對方寫此信的目的，然后列舉重要事實、數字證明，最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。
2.把握準確的原則。在經貿易往來中，交易各方處于不同的國家和地區，由于語言文化的差異，極易產生誤解，而根據國際貿易慣例和法規，交易雙方往來的函電是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文嚴謹，措辭準確無誤。書寫外貿函電，在詞匯選擇上，要遵循選擇詞義相對單一的詞來替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，買粉絲nstitute而不是include等。
3.得體的原則。外貿英語函電是一種以國際商務為目的的書面語言交際工具，除了詞匯、語法上需準確無誤外，還要注意表達恰當、得體。
（1）重視文化背景。在跨文化的實際商務活動中，由于各國的政治、經濟環境及傳統習俗的不同，人們的商業價值觀、消費心理、經營習慣有很大的差異，不同國家、不同民族、不同地區間的商務交往，涉及到不同的文化心理和風俗習慣。這些細節在書寫外貿英語函電中要加以注意。
（2）注意寫作的對象。寫外貿信函時，除了注意對方的.文化背景外，還要留意對方是潛在客戶、新客戶還是老客戶，根據環境、對象，選用最恰當的言語體式，以營造和諧的言語氛圍，取得最佳的交際效果。
4.禮貌原則。明智的外貿函電寫作者會尊敬貿易伙伴，會從對方的角度看問題，理解對方的困難。在尊敬對方感情和利益的同時，獲得對方的好感，促進交易的成功。即使雙方在貿易中產生分歧，甚至提出索賠，在外貿函電中也要有禮貌，為今后合作打下基礎。
（1）盡量少用否定句。否定往往產生消極的后果。在面對面的商務談判中，尚有解釋余地。但在寫信時，我們就必須逐字逐句，認真對待。因此，我們在寫信過程中，要盡量使語氣積極肯定，避免消極否定。如，Your letter is not clear at all.I can’t understand it.應避免使用“I can’t understand.”這樣的否定語氣，因為“不了解”有責怪對方表達不清的含意，最好改成：“If I understand your letter 買粉絲rrectly…”此句既為對方保全了面子，又借機表明了己方觀點，一舉兩得。
（2）使用祈使句和疑問句表達禮貌的語氣。寫信人在表達自己的觀點或向對方提建議時，常有三種選擇：即陳述句、帶please的祈使句和疑問句。其中，陳述句過于直白、生硬而不宜使用，帶please的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對方留有余地。因此，在語氣的使用上盡量使對方感受到尊重，這樣才能贏得對方的尊重，營造良好的交際氛圍。
綜上所述，我們在書寫外貿英語函電時，一定要把握好外貿函電的特點規律，遵循外貿英語函電的寫作原則，只有這樣，我們才能書寫出完美的外貿英語函電，從而促進交易的順利進行。
;外貿英語函電寫作技巧介紹如下：
一：內容輕重有分
一般來說，重要或強調的事情都放在信件的開頭或結尾，并且不能用含糊不清的主詞，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的內容要用and來連接，較輕的就放在次要的句子里。
比如Because the 買粉絲st price has increased so we sold higher.和We sold higher because the 買粉絲st price has increased.兩個句子強調的事情不一樣，所以給人的感覺也完全不一樣。
二：使用正確語氣
并不是所有的函電都用同一種語氣，不同的內容要采用不同的語氣，才會讓人感到你在真誠、認真地和對方溝通。通常開發信、詢盤回復是和客戶建立商業關系的第一封函電，所以語氣要客氣，熱情，顯得專業有條理，讓客戶認為你是一個非常可靠的賣家。平常普通業務的聯系要細心、友好，給予客戶信任感。
當催促付款的時候，要急切又不失禮貌，表現出你的耐心。當客戶索賠時，要給予足夠的解釋和說明。
三：抓住細節詞匯
外貿函電的特點就是語言簡潔精煉，雖然字數不多，但要把想說的都傳達給客戶，所以就要學會抓住細節詞匯。庫存不多，英文可以用low stock表達。沒有庫存，是out of stock;庫存充足，是sufficient stock。很多業務員寫郵件特別愛用try one’s best這個句型，
客人要早點交貨，就回復客人I will try my best to ship them earlier. 客人要價格低一點，sales就try my best給你最好的價格;客人要盡快得到回復，sales還是會try my best盡早回復你。其實用詞可以多變，用go all out to do也無妨。
外貿英語的學習必須每天堅持才會有所提高，外貿英語函電寫作也要多多練習才會越來越得心應手。每個外貿老師都是從不會到會，這是個不斷付出不斷改進的過程，所以新人在剛開始寫外貿英語函電的時候千萬不要急躁，腳踏實地的練習才會有所收獲。
1，1975年，美國哲學家Grice從形式邏輯和自然語言邏輯之間的差別出發，提出了人類會話一條指導性原則－“合作原則”（The Coorperative Principle）。他從“數量準則，質量準則，關聯準則和方式準則”這四個范疇說明了“說什么”和“怎么說”的問題。“正是交談者之間的這種合作使得他們能夠持續的進行有意義的言語交際”（何兆熊，1987）。
2，1983年，在吸收了Grice研究結果的基礎上，Leech在《語用學原則》（Principles of Pragmatics）一書中系統的提出了“禮貌原則”理論。認為禮貌原則應該包含策略，大方，贊譽，謙虛，一致和同情這六條準則。
3，1984年Bobby D.Sorrels在《Business Communication Fundamentals》一書中總結了6個C的原則，即：“簡潔，準確，清楚，文采，體諒及連貫”。在此基礎上，國內的學者也對其進行了補充和完善。其中最具代表性的是陳桂峰在《外貿英語函電寫作中存在的誤區及其對策》（2002）中指出了“清楚，簡潔，正確，禮貌，完整和會話語調”這六項原則，指出了要會使用委婉語，避免使用大詞，通過對寫作總體的認識避免語意的含糊，保證結構的完整。
4，2001年以陸墨珠，莊學藝和周耀宗為代表提出了今天普遍認可的7C原則。“禮貌，體貼，完整，清楚，簡潔，具體，準確”這是現在在外貿函電的寫作中人們常用的七項基本原則，它綜合了各方面的說法，從一個更為廣泛的角度去解釋商務信函寫作應遵循的原則。
商務英語函電是遵循實用性、可操作性原則，結合外經貿業務的特點，選材力求實用、新穎。全書分為6個項目，共14個單元。項目一介紹商務英語函電的基本寫作要素及如何建立業務關系；項目二介紹價格談判，包括詢盤、報盤、還盤和受盤；項目三介紹合同簽訂；項目四介紹付款方式；項目五介紹合同履行；項目六介紹后續管理，包括申訴與理賠，以及解決商事爭端。每個單元末尾都附有適量的練習題和綜合實訓題，以幫助學生鞏固所學內容。
現代經濟的實際發展表明：國際貿易是經濟發展的重要部分和強大動力。改革開放以來，外貿業務迅猛增長，這對中國經濟乃至世界經濟都貢獻巨大，外貿人才的需求也隨之越來越大。《外貿英語函電》借鑒國內外外貿英語函電的結構與體系，緊密結合我國外貿業務的實際，通過大量的案例、實例，系統介紹了外貿業務活動中各種商務英語的格式與結構、寫作特點、專業術語、常用專業詞匯、相關句型和常見表達方式等，使學生通過實例，能舉一反三，學以致用，從而提高外貿英語水平，熟練掌握外貿業務中常用的英語基本術語、表達技巧與技能。