一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。
1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。
2、稱呼稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。
3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好愿望或感謝之情 。
下訂單的函電信函的結構需要九個部分組成。
1、信頭，信頭是寫信人公司的名稱，位于信紙的上部。外貿公司或廠家一般都備有印有信頭的信箋。信頭通常應包括公司名稱、地址、郵編、電話號碼、傳真號碼、E-mail等。
2、日期，需要寫上下訂單時的準確時間。
3、引證號碼，一般有兩個它是發信人為了便于歸檔分類所作的編號，同時也是希望對方復信時指明原信編號，以便查找。
4、信內地址，收信人的公司名稱及地址。
5、稱呼，寫信給公司時常用DearSir英或Gentlemen，如寫信給公司的某個人，可用DearMr女性用DearMadam，較熟悉的人可稱呼DearJohn，DearAlice等。
6、事由，位于稱呼語下面，常用大寫或劃底線形式以示醒目，使收信人一看便知其內容，并能及時轉交有關經辦人。
7、正文大多包括三部分，第一段，引導段。第二段，提供信息或說明事實。第三段，涉及將來的打算和行動。
8、結尾敬語，外貿函電不管什麼內容大都采用格式俗套Yoursfaithfullysincerelytruly，其中Yours可以與后面成分顛倒。
9、簽名簽名通常打印在手寫簽名的下面，其下打印寫信人的職務或職位。
商務信函一般由：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、信文、結尾敬語、簽署、附件、附言等組成.
信頭（Heading）：指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期,一般寫在信紙的右上角.一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了.
地址：英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然后再寫日期.標點符號一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時候.
日期的寫法,如1997年7月30日,英文為：July 30,1997（最為普遍）； July 30th,1997；30th July,1997等.1997不可寫成97,以免引起歧義.
信內地址：在一般的社交信中,信內收信人的地址通常省略,但是在公務信函中不能.將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對信頭的要求一樣,不必再寫日期.
稱呼（Salutation）是寫信人對收信人的稱呼用語.位置在信內地址下方一、二行的地方,要求從該行的頂格寫起,在稱呼后面一般用逗號（英國式）,也可以用冒號（美國式）.寫給公務上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）不用專指某個人.注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式.Gentlemen總是以復數形式出現,前不加Dear,是Dear Sir的復數形式（有時也可Dear Sirs）.寫給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字.例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith.
事由：在公務信函中,通常在稱呼與正文之間,有Re：或Subject：（事由）字樣.一般在信紙的中間,也可與“稱呼”對齊.還應在底下加橫線、加粗等,以引起讀信人的注意,使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容.
正文（Body of the Letter）：位置在下面稱呼語隔一行,是信的核心部分.因此要求正文層次分明、簡單易懂.
結束語：恭維性的,位置在正文下面一到兩行的地方,從正文的開頭偏右的位置,句末用逗號,比較常用的是truely yours（yours truely）或者faithfully yours、sincerely yours.
簽名：此項是必需的,結束語后的一到兩行后面,也是在信紙的中間偏右的位置開始寫,同時,在結束語的正下方簽名下面要用機器打出簽名,以便于對方識別.還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面.
附言：該內容可有可無,簽名下方用PS開頭,表示下面的內容是補充的,ps應和正文齊頭.附言應盡量簡短.而一般盡量避免使用附言,因為這樣表明你正文的內容未考慮完備.
附件：有時按需要應該添加.信紙的左下下,用英文字母encl：或者enc：表明后面是附件的內容.
商務外貿函電的書寫原則：
一、Courtesy 禮貌：語言要有禮且謙虛,及時地回信也是禮貌的表現.
例如：
We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of
sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which
we have made in it.
You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog
enclosed, which you requested in your letter of 20 May.
二、Consideration 體諒：寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求,而不是從自身出發,語氣上更尊重對方.
例如：
"You earn 2 percent dis買粉絲unt when you pay cash. We will send you the brochure next
month. "就比"We allow 2 percent dis買粉絲unt for cash payment. We won't be able to send you
the brochure this month." 要好.
三、pleteness 完整
一封商業信函應概況了各項必需的事項,如邀請信應說明時間、地點等,確忌寄出含糊不清的信件.
四、Clarity 清楚：意思表達明確,要注意：
（一）避免用詞錯誤：
例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲, we have bimonthly direct services.
此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了,可以改寫為：
1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francis買粉絲.
2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.
3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.
（二）注意詞語所放的位置：
例如：
1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.
2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.
前者則有兩種商品以上的含義.
（三）注意句子的結構：
例如：
1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of
May 20 by air.
2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of
May 20.
五、Conciseness 簡潔
（一）避免廢話連篇：
例如：
1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改為：We appreciate your
letter...
2.Enclosed herewith please find two 買粉絲pies of...可改為: We enclose two 買粉絲pies of...
（二）避免不必要的重復：
（三）短句、單詞的運用：
Enclosed herewith----->enclosed
at this time----->now
e to the fact that----->because
a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000
六、Concreteness 具體
七、Correctness 正確
還有一些句子示例供參考
1.通知
本廠已遷移到上述地址, 特此通知.
I inform you that I have now removed my factory to the above address.
我