一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。
1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。
2、稱呼稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。
3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好愿望或感謝之情 。
《外貿英文函電》系統地闡述了商務書信寫作的基本知識。
包括商務書信的構成及格式、信封的寫法、商務書信的寫信原則及措辭，并按照外貿業務磋商及執行過程中各個環節的順序詳盡介紹了外貿函電各類信函的寫作內容及語言模式，包括確立貿易關系，詢價及回復，報盤及還盤，訂單、接受和回絕，支付方式，包裝，裝運，保險，申訴與索賠，代理等方面，每個單元由單元概要、信函示例、詞匯注釋套語、寫作技法、信函模版、練習6個部分組成。
書后附有常用外貿縮略語及國際商會跟單信用證統一慣例第600號出版物。 《外貿英文函電》既可供普通高等院校及高職、高專院校商務英語專業、國際貿易專業的學生使用，也可供準備參加BEc等各類商務英語考試的考生及外貿從業人員閱讀。
商業信函和普通的私人信函不同在于概念不同。
1、外貿英語信函是國際貿易業務中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應用文的范疇。
2、國際貿易業務具有固定性、正規性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業務雙方的信息交流方式：外貿英語信函在文體上也就有了相應的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。
格式分析
中文商業商務信函的寫作格式，如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。
正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。
具體的范文模板
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基本信息
書名: 外貿函電
作者：魏巍，羅鵬
出版社： 大連理工大學出版社
出版時間： 2010-6-1
ISBN: 9787561155295
開本： 16開
定價: 20.00元
內容簡介
本書介紹了外貿商務活動各個環節函電往來的書寫，包括：建立貿易關系、詢盤、報盤、還盤、訂貨、支付、結算、包裝、運輸、保險、索賠和理賠、代理等，涉及到進出口過程中的多種情況和不同問題的處理。每個單元包含實務介紹和寫作技巧，以及大量的句型、替換練習和范文。
圖書目錄
Chapter 1 An Overview of Business Writing
Objectives
1. 1 Writing Principles
1. 2 Rules of Good Writing
1. 3 Writing Proceres
1. 4 Exercises
Chapter 2 The Form of A Business Letter
Objectives
2.1 The Layout of A Business Letter
2.2 The Structure of A Business Letter
2.3 Exercises
Chapter 3 Establishing Business Relations
Objectives
3.1 General Introction
3.2 Sample Letters
3.3 Extension
3.4 Exercises
Chapter 4 Enquiries and Quotations
Objectives
4.1 General Introction
4.2 Sample Letters
4.3 Extension
4.4 Exercises
Chapter 5 Offers and Counter-offers
Objectives
5.1 General Introction
5.2 Writing Contents of An Offer
5.3 Sample Letters
5.4Extension
5.5 Exercises
Chapter 6 Conclusion of Business
Objectives
6.1 General Introction
6.2 Sample Letters
6.3 Extension
6.4 Exercises
Chapter 7 Payment Matters
Objectives
7.1 Greneral Introction
7.2 Sample Letters
7.3 Extension
7.4 Exercises
Chapter 8 Packing and Shipping
Objectives
8.1 General Introction
8.2 Sample Letters
8.3 Extension
8.4 Exercises
Chapter 9 Insurance
Objectives
9.1 General Introction
9.2 Sample Letters
…… 基本信息
作者：仲鑫編著
出 版 社：機械工業出版社
I S B N：9787111308454
出版時間：2010-8-1
版次：2頁數：259印刷時間：2010-8-1開本：16開紙張：膠版紙 印次：1包裝：平裝
內容簡介
本書共15章,主要由兩部分內容構成：一是介紹了英文信件的格式、內容以及有效寫作的方法；二是按交易程序，分別從建立業務關系，發盤、接受以及合同的簽訂、促俏，合同交易條款——支付、包裝、運輸、保險和爭端解決等，以及貿易方式四個方面闡釋了外貿函電寫作的內容和技巧。
本書的主要特色在于：一是從遣詞、造句和組段三個層面闡釋了商業信件的寫作技巧；二是每章后均配有書面磋商的有用詞句及課外閱讀材料；三是每章后均附有注釋及練習。本書可作為國際經濟與貿易、世界經濟、國際金融、工商管理等專業在校研究生、本科生、輔修生、夜大生的選材，并能為外貿工作者提供學習的方便。
章節目錄
前言
Chapter 1Structure and Layout of International Business Letter
Chapter 2Writing for Effectiveness
Chapter 3Tactics of Written Negotiation
Chapter 4Financial Standing Investigation
Chapter 5The Proceres of Written Negetiation
Chapter 6Orders
Chapter 7Proforma Invoice
Chapter 8Sales Promotion
Chapter 9Terms of Payment
Chapter 10Packing
Chapter 11Shipment
Chapter 12 Insurance
Chapter 13Complaints, Claims and Adjustments
Chapter 14Agencies
Chapter 15Joint Venture
參考文獻 基本信息
作者：趙銀德主編
出 版 社：機械工業出版社
出版時間：2006-7-1
版次：1頁數：300
字數：376000
印刷時間：2006-7-1
紙張：膠版紙
I S B N：9787111194972
包裝：平裝
內容簡介
本書共分十六單元。其中第一單元系統了英文商務信函寫作的基本知識，第二至第十五單元遵循外貿常規流程，依次介紹了業務關系的建立、資信調查、詢盤及回復、報價和發盤、還盤和接受、銷售促銷、訂單及其履行、信用證、其他支付方式、包裝、保險、裝運、索賠與理賠、貿易方式等內容，第十六單元概要介紹了當代國際貿易交往中常用的傳真與電子郵件。在內容上，除了專題簡介、樣函、實用語句、練習和補充閱讀材料等傳統組成部分之外，本書還增加了兩大特色內容：一是辟專欄描述子各類信函及其回復信函的寫作步驟及常用表達方式；二是對函電中出現頻率較高的焦點詞匯及其表達方式進行了提煉。此餐。書后的附錄部分給出了函電中的實用短語、縮略詞及各單元練習的參考答案。
本書可供高等院校國際經濟與貿易專業、外貿英語專業及其他相關專業師生采用，也可供社會讀者參考。
圖書目錄
序
前言
Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters
英文商務信函寫作的基本知識
Unit 2 Establishing Business Relations
建立業務關系
Unit 3 Status Enquiries
資信調查
Unit 4 Enquiries and Replies
詢盤及回復