，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規范和習慣。
(六)地位平等性。
商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關系。務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。
(七)要求時限性。
商務信函是在商務活動的每個環節中形成的，每封信函都是一定時限內的雙方 意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。務信函一般由三部分組成:信頭、文信尾。
