便于以后查詢，統計等。
2、所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
3、單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。
外貿出口發貨流程：
1 、FOB 確認是否已經收到尾款！！
2、質量檢驗
3做裝出口箱單、計算件重尺
4 貼嘜頭
5 聯系貨代、對比價格
6訂艙、訂艙錢要知道的資料
Booking 定艙單 、shipper 發貨人，買粉絲signee 收貨人（提前和客戶確認好） 、轉運港口、目的港口、（提前和客戶確認好） 嘜頭N/M ,產品名稱、海關編碼、毛重、體積（立方數）
7 確定出口裝貨日期、和貨代協商好，安排背箱、安排裝貨
8裝貨
注意事項：
1 、拖車到了，先過磅記錄凈重、核對司機的車牌號，貨柜號、要單據，手機拍照
2 裝柜過程中要多拍照片，可發給出口客戶看，后期也可以防止出現問題、方便查找；關門時要拍照，最后還要整體拍照
3 再次過磅，記錄毛重
1、 出口貿易流程\x0d\x0a1）出口交易前的準備\x0d\x0a① 國際商務信息的收集與整理；\x0d\x0a② 對國際市場的調查研究；\x0d\x0a③ 落實出口貨源；\x0d\x0a④ 出口商品經營方案的制定；\x0d\x0a⑤ 建立業務關系；\x0d\x0a⑥ 經貿洽談人員的選派與洽談內容的確定；\x0d\x0a⑦ 出口商品的廣告宣傳；\x0d\x0a⑧ 出口商品的商標注冊與企業域名注冊
\x0d\x0a\x0d\x0a2）交易磋商：\x0d\x0a包括詢盤，發盤，還盤和接受四個過程
其中發盤和接受是達成交易、合同成立不可缺少的兩個基本環節和必經的法律步驟
在交易磋商過程中，一方發盤經另一方接受以后，交易即可成立，買賣雙方就構成了合同關系，接下來就是訂立書面合同
\x0d\x0a\x0d\x0a3）出口合同履行的一般程序\x0d\x0a① 申請領取出口許可證 （外經貿機構批準）\x0d\x0a② 申請原產地證書 （貿促會批準）\x0d\x0a③ 接受法定檢驗或委托鑒定，取得檢驗報告或鑒定證書（商檢提供）\x0d\x0a④ 催證、審證、改證\x0d\x0a⑤ 制作各類單據（如匯票、發票等）\x0d\x0a⑥ 辦理托運手續\x0d\x0a⑦ 投保\x0d\x0a⑧ 報關；交納關稅\x0d\x0a⑨ 裝運；換取提單\x0d\x0a⑩ 繕制單據\x0d\x0a繕制單據后提交至銀行，接下來就是： 審單復單→ 結匯→ 退稅→ 合同歸檔\x0d\x0a\x0d\x0a2、進口貿易流程\x0d\x0a1）進口交易前的準備\x0d\x0a① 對國內外市場的調查研究；包括商品價格變化趨勢和供應商資信
\x0d\x0a② 進口成本核算；\x0d\x0a③ 進口貨物許可證的申領；\x0d\x0a④ 進口用匯；\x0d\x0a⑤ 委托代理進口
\x0d\x0a⑥ 選擇交易商品和對象\x0d\x0a\x0d\x0a2）交易磋商 \x0d\x0a詢價、洽談\x0d\x0a簽訂外貿合同\x0d\x0a\x0d\x0a3）進口合同履行的一般程序\x0d\x0a① 信用證的開立和修改\x0d\x0a② 委托裝運\x0d\x0a③ 裝運前驗貨\x0d\x0a④ 索要商檢證書\x0d\x0a⑤ 運輸和保險\x0d\x0a⑥ 審單和付款\x0d\x0a⑦ 進口報關納稅\x0d\x0a⑧ 進口商品檢驗\x0d\x0a⑨ 提貨離岸
外貿操作全流程x0ax0a1．客戶詢盤：一般在客戶下purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解
x0ax0a2．報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，Performa Invoice給客戶做正式報價
x0ax0a3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單purchase Order
x0ax0a4．下生產訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃
x0ax0a5．業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表
按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明
合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同
審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行
如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行
合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進
x0ax0a6．下達生產通知：業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產： x0ax0a6
1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證
x0ax0a6
2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬
x0ax0a6
3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認
x0ax0a7． 驗貨： x0ax0a7
1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨
x0ax0a7
2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部
x0ax0a7
3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間
確定后將驗貨時間通知工廠
x0ax0a8．制備基本文件
工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）
x0ax0a9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料
而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢
應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條
x0ax0a10． 租船訂倉： x0ax0a10
1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司
應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期
應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙
x0ax0a10
2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期，運價，開船口岸等
經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人
如客人不同意時要另選客人認可的船公司
開船前兩周書面定倉，程序同上
x0ax0a10
3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位
拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容
x0ax0a10
4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯
x0ax0a11． 安排拖柜： x0ax0a11
1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜
拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時
要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等
如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到
并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等 x0ax0a11
2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話
x0ax0a11
3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料
要求工廠裝柜后一定要記住上封條
x0ax0a12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單
通常要給報關留出兩天時間（船截關前）
委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等
x0ax0a13． 獲得運輸文件：x0ax0a13
1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理
補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等
x0ax0a13
2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單
仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容
如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本
x0ax0a13
3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件
支付運費應做登記
x0ax0a14． 準備其他文件 x0ax0a14
1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格
發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前
發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤
L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭
如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理
x0ax0a14
2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦
需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船