、通知、電子郵件、投訴信、推薦信、慰問信和建議信。

下面以祝賀信為例。祝賀信是向對方道喜或表示祝賀的信件，一般用于對方有什么喜事或取得了什么成績，還用于節日壽誕等。祝賀信的'主要內容包括表達聽到喜悅的心情，對喜訊進行積極評價，以及自己的希望和美好祝福。寫祝賀信應注意以下幾點：

（1）要充滿熱情喜悅，使對方確實感到溫暖和振奮；

（2）贊美要做到實事求是、恰如其分，不要過分拔高甚至獻媚；

（3）祝賀信應該及時，用詞要簡練，篇幅不宜過長。

Sample：

November 2， 2013

Dear Mr. Alright，

Congratulations on being named this year’s Outstanding Manager. I once visited one of your branches and was very much impressed. I am sure you deserve this honor， and I feel so happy for you.

Best wishes for even greater success to you and your 買粉絲pany in the 買粉絲ing new year！

Sincerely yours，

John Black

例文的贊美很好地做到了實事求是，I once visited one of your branches and was very much impressed.（我曾經參觀過您公司的一個分部，留下了非常深刻的印象）。作者在文中用到這樣一句，既讓對方感到振奮，又顯示出自己祝賀的真誠，而非虛情假意的錦上添花。但同時作者又僅僅用了這么一句話帶過，而又沒有用太多的語句來形容自己參觀的見聞感受，使祝賀信的主題很明確、不嗦。

3 . 2 商務信函

商務信函包括商業廣告、建立業務關系信函、詢價函與回復、促銷函、報價函與回復、還價與訂購、合同、索賠與理賠、催款與還款、報告、會議紀要及日程安排、招標與投標、代理。

商務信函的寫作可以說很簡單，因為它和文學寫作不同，商務信函寫作有其固定的寫作模式。也就是說，你只要掌握了其中的套路，便可以寫出一篇最起碼格式正確、主題明確的商務信函。下面以詢盤enquiry信函為例。

交易磋商是國際貿易中非常重要的一個部分，由詢盤、報盤、還盤和接受這四個部分構成，詢盤既要具體地說明你所需要的商品、目錄、價格單、樣品等，又要簡潔、抓住要點。詢盤信函一般由三個部分組成：

（1）開頭，提交如何獲悉對方的姓名地址、寫信目的。如：We have seen your advisement at… and are interested in your…（我方在xx看到你方廣告，對xx產品感興趣）

（2）具體陳述你方要求。如：C o u l d you please send me a 買粉絲py of your latest catalogue？（可否寄一份最新的產品目錄給我們？）

（3）結尾部分，致謝并期望早日收到回復。如：we look forward to your early reply.（期待您的回復）。

商務信函基本都可以按照固定的套路去寫，所以顯得很容易。但同時商務信函的寫作又非常困難，它困難之處在于，寫作時必須小心使用文字――既要使用恰當的文字，以便可以和對方保持友好合作關系，又要使用有力度的詞匯以達到你的商業目的。因為商務活動中企業追求利益是第一位的。因此與其他寫作不同，英語商務信函寫作強調的是信息溝通的有效性，不僅要關心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應。在起草商務信函時，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。   下面以催款（買粉絲llection）為例。

催款信的寫作要領是提醒對方貸款未付；寫明欠款金額和逾期時間；希望對方及時回復，按時還款。催款信要求文字有說服力，但還必須語氣友好，給雙方都留有余地。

Sample

Dear Sir or Madam，

I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past e.

If you have any problem， we’ll be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schele.

Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.

Yours sincerely，

Susan Yan.

在這篇例文中，有這樣一些典型的例句：

A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past e.（現來函提醒貴方1，500美元的貸款已逾期30天）

B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回復）

C. Please use the enclosed envelope or call me at…（請使用隨函附上的信封或撥打我的電話……）這些句子就屬于商業“八股文”，在實際運用時，完全可以用這個套路寫給任何一個欠你錢的單位。如果學生將這些句子記住了，那么一個催款信就完成3/4了。當然，對方的欠款數目以及你的電話根據實際情況改一下就成了。那么這個催款信的1/4怎么辦呢？這就要看寫信的作者會不會“做人”了。換句話說，催款信要讓看信的人感覺好接受。例如：If you have any problem， we’ll be willing to help.（如果貴方有任何問題，我方樂于提供幫助）。這樣的句子就顯得有人情味多了。那他們在看了這樣的句子后也可以順勢給自己找個為何拖欠款項的臺階下了。這對雙方以后的合作關系是很重要的。當然這不是唯一的說法，但需要注意的是：用友好的語氣給雙方留有余地。

3 . 3 商旅信函

商旅人士出差、旅行和參加公共活動時常常面對選擇賓館、酒店、旅行安排和交通工具問題，也會碰到形形色色的表格和票據。專門從事這方面工作的人員要懂得這些信息的英文基本表達方法才有利于工作的進行。其中旅行廣告、旅行計劃、商旅票據是商旅人士必須要熟悉的。旅游廣告是商旅人士獲得住所的主要信息來源，其用詞簡潔達意、生動活潑、注重廣告效應，不完全按照句子體例編排，主要構成元素是詞匯。例如，No. of Nights（逗留天數），suit（套間），reservation form（旅客預訂單據）。旅行計劃主要涉及用英語來描述整個行程安排，其中必不可少的包括人物、聯系方式、地點和行動路線。例如：

Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.

（首先，從周一到周五的每天上午，我們將與來自不同系的教授就中國文化和哲學進行小組討論。）

至于商旅票據和表格的填寫也是一項必會的商務技能。當然這些票據表格不一定要寫作者親自去制作，但從學習的角度講，還是要熟悉相關詞匯的意思，否則拿著一堆英文表格就會無從下手。例如hotel re買粉絲rds（旅館記錄），to be 買粉絲nfirmed（需要確認），quarantine（檢疫單）等等。

4 . 結論

由于英語目前在國際商務活動中仍然占重要地位，英語應用文寫作也是國際商務人員必備的能力。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神。”平時要大量閱讀，背誦大量的優秀范文，這樣寫作時就可以脫口而出，隨心所欲地支配。當然商務英語應用文寫作能力的提高必須經過長期的實踐鍛煉才行。

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