交貨期)。合同條款 (價格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。
注意幾點：
1 .單價條款要明確 (FOB, CFR, CIF)
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 (L/C, T/T)
四.出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的.合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。 催證：貨物快完成時，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來?開證行的資信?公司審開證人和受益人對否?L/C的貨物和金額與合同是否相同?裝期?特別條款? 改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A. 貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。 要在L/C的有效期內將單據送交銀行。 出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔
五.進口貨物跟單的基本程序：
就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。
;1．客戶 詢盤 ：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解
\x0d\x0a2．報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價
\x0d\x0a3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order
\x0d\x0a4．下生產訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃
\x0d\x0a5．業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表
按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明
合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同
審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行
如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行
合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進
\x0d\x0a6．下達生產通知：業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：\x0d\x0a6
1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和 單證 員分別審查 信用證 ，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證
\x0d\x0a6
2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬
\x0d\x0a6
3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認
\x0d\x0a7． 驗貨：\x0d\x0a7
1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨
\x0d\x0a7
2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部
\x0d\x0a7
3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間
確定后將驗貨時間通知工廠
\x0d\x0a8．制備基本文件
工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務 跟單員 制作，交給 單證 員）
\x0d\x0a9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料
而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢
應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條
\x0d\x0a10． 租船訂倉：\x0d\x0a10
1．如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司
應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期
應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙
\x0d\x0a10
2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司買粉絲船期，運價，開船口岸等
經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人
如客人不同意時要另選客人認可的船公司
開船前兩周書面定倉，程序同上
\x0d\x0a10
3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位
拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容
\x0d\x0a10
4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯
\x0d\x0a11． 安排拖柜：\x0d\x0a11
1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜
拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時
要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等
如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到
并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等\x0d\x0a11
2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話
\x0d\x0a11
3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料
要求工廠裝柜后一定要記住上封條
\x0d\x0a12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單
通常要給報關留出兩天時間（船截關前）
委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等
\x0d\x0a13． 獲得運輸文件：\x0d\x0a13
1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理
補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等
\x0d\x0a13
2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單
仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容
如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本
\x0d\x0a13
3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件
支付運費應做登記
\x0d\x0a14． 準備其他文件\x0d\x0a14
1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格
發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前
發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤
L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭
如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理
\x0d\x0a14
2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦
需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后
未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供 報關單 ，提單等文件
經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工
\x0d\x0a14
3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些
可在發貨之后不太長的時間內補辦
如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理
\x0d\x0a14
4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航