商業文件，其中指明了賣方向買方提供的產品或服務的種類、數量及雙方已經同意的價格。買方向供應商發送采購訂單，構成購買產品或服務的合法要約。賣方接受采購訂單，意味著形成了買方和賣方之間的合同。

采購訂單用于控制買方向供應商購買產品或服務的過程。在企業資源計劃系統中，創建采購訂單通常是接收和處理客戶銷售過程的第一步。

公司出于多種原因使用采購訂單。采購訂單允許買家清楚明確地向賣家傳達他們的意圖。他們還可以幫助采購代理管理收到的訂單和掛單。如果買方拒絕支付商品或服務的費用，賣方也受到 PO 的保護。

采購訂單的優勢在于它們將采購流程簡化為標準程序。商業貸款人或金融機構可根據采購訂單提供財務援助。幾乎每個金融機構都允許業務人員使用各種貿易融資設施來應對采購訂單。