208
五、密切關注貨物下落 209
自測題 209
課后閱讀資料9.1 210
課后閱讀資料9.2 211
第十章出口貿易的后續工作 213
第一節出口收匯核銷與出口退稅 213
一、出口收匯核銷的基本含義 213
二、出口收匯核銷的一般流程 214
三、繕制出口收匯核銷單214
四、出口退稅的含義 216
五、享受退稅的出口貨物范圍 216
六、出口退稅基本程序 217
第二節索賠與理賠 218
一、違約的法律責任 218
二、索賠與理賠的含義 218
三、索賠與理賠應注意的問題 219
四、買賣合同中的索賠條款 220
第三節不可抗力 221
一、不可抗力事件的認定 221
二、不可抗力的法律后果 222
三、不可抗力事件的處理 222
四、國際貨物買賣合同中不可抗力條款的表述 222
第四節仲裁 223
一、仲裁的含義及特點 223
二、仲裁協議的形式和作用 224
三、買賣合同中的仲裁條款 224
自測題 226
課后閱讀資料10.1 228
課后閱讀資料10.2 229
主要參考文獻 231
配套資料索取說明 232
第四講 秘書“辦事”的工作
【教學目的】
本章主要講解秘書所從事的各項事務工作，要求學生掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調查研究的基本方法和基本知識，并能熟練地利用現代化辦公設備進行“辦事”。
【教學重點與難點】
掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調查研究的基本方法和基本知識，
【教學內容】
第一節 信息與信息工作
第二節 調查研究工作
第三節 辦公室日常事務
第一節信息與信息工作
一、 信息的定義
信息是事物存在方式或運動狀態的直接或間接的反映。
二、信息的基本特征
（一）客觀性
（二）傳輸性
（三）時效性
（四）共享性
（五）開發性，受歷史與認識能加局限
三、信息分類
按照不同的標準，信息可以劃分為多種類別：
1、 按信息源的性質分
可分為自然信息和社會信息。秘書主要接受社會信息。
2、 按信息的表現形式分
語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮買粉絲息。
3、 按信息內容所涉及的社會領域劃分
政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息
4、 按信息來源方向分
縱向信息、橫向信息
5、 按信息穩定狀態分
分靜態信息，如資源、統計資料；動態信息，如市場信息
6、 按信息在秘書工作中的作用分
預測信息、動態信息、反饋信息
秘書應獲得多種形態的信息資料：文字、聲像、記憶。
三、信息工作的作用
1、輔助決策的一項重要工作。
2、信息工作是秘書部門的一項重要任務
從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質看是樞紐部門
二是從秘書部門的工作內容看，除輔助領導決策處，辦公辦事和聯系各方面也必須依靠信息。秘書經常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實際是收集信息的加工信息的過程。
3、信息工作有利于開創秘書工作新局面。
第二節 信息工作的基本要求和程序
一、秘書信息工作的基本要求
準確、及時、適用
1、 準確：
要如實地進行反映和描述，決不能迎合個別領導的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。
2、 及時
信息的時效性決定了信息的生命力在于流動，它的流動速度越快，在實踐中獲得的價值就高。尤其是經濟信息。
3、適用：
適用，既要有針對性，適合領導利用。提供信息是為領導決策服務，秘書人員就需對在組織中的狀況有所了解。
⑴他們分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標各不相同
⑵他們分布在不同的組織規模中——導致具體工作內容與時間的差異
⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點的不同。
⑷分布在不同的組織環境中——使他們奉行不同的管理哲學和管理方式。
這種種差異，決定了決策不僅內涵不同而且層次不同。
因此，秘書人員在收集、傳遞信息時，一定要有鮮明的目的性，時時處處以是適合不同單位，不同層次的的需要為出發點。但又須看到任何每個時期領導工作都有其中心，都有關注的“熱點”和“難點”。
二、秘書信息工作的程序
包括：收集--整理--傳遞--存儲--利用
1、 信息的收集
根據一定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎。
收集內容：
就某個機關、企業來說，它們收集信息的內容如下：
⑴黨中央、國務院公布的方針、政策、法規性文件。
⑵上級機關或領導部門發布的直接與生產、工作有關的指導、指揮性文件，如指示、決定、批復。
⑶本機關、本企業和所屬各部門的機構、人員、財力、物力、工作、生產等情況，以及生產計劃、指標、統計數據、改革狀況、科技發展、典型經驗、工作總結。
⑷本機關執行政策、推動工作以及本企業產品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。
⑸與本機關、本企業業務有關的外界情況與新信息，如社會動態，思想傾向，城市與農村經濟改革。
⑹與本單位、業務性質相同的其他地區、單位以及國外同行業可供比較的情況材料。
⑺收集與本機關企業業務未來發展有關的科技成果（包括新產品、新工藝、新材料）以及先進的經驗、方法等信息資料。
也可以概括為：企業信息、國際市場信息、客戶信息、貿易信息、國際金融信息
法律信息、交際活動信息、
秘書收集的信息，有以下三方面特點：
⑴要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發展情況大局有關。
⑵要為變換著的中心工作與臨時索要等突發性任務做好準備。
⑶收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值，如起草文件，常常要翻閱過去相關的文件，以求保持政策的連續性；說明問題或預測未來對常查找過去的資料。
收集方式：
一、是傳統收集
形式：文件、會議、電話、口頭
渠道： 收集上級來的信息
通過下級機構的口頭匯報和書面材料
同級機構其他系統互相交換材料
通過信訪或報刊
二是開拓式收集
組織健全的信息網絡
方法：（試以今夏飲料市場為例）
（1） 觀察法
優點：A、方法簡單靈活
B、獲得比較客觀的第一手資料
C適用于對環境、人物、事件實際狀況的了解
缺點：A、不易收集到深層次信息
B、獲得的信息量有限
C、觀察效果受秘書觀察能力的影響
（2） 閱讀法
優點：A、獲取信息方便
B、獲得信息量大、適用性強
C、能全面提供工作需要的參考信息
缺點；A、報刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質
B、需要篩選、判斷信息的真實性
⑶ 詢問法
優點：A、應用靈活、實用
B、 直接交流、互動溝通
C、能獲得大量有價值的信息
缺點：A、要求秘書具有一定素質和能力，能很好地運用詢問技巧
B、費用較高、時間較長、規模小
⑷交換法
優點：A、實現彼此間的信息共享
B、獲得信息及時、適用
C、節省信息收集時間
D、 可以臨時交換各自感興趣的專題信息
E、可以根據需要、商定交換的方式、內容長期交換
缺點：
A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎上
B、要注意信息保密問題
C、交換信息的范圍窄
（5）問卷法
優點：A、避免主觀偏見，減少人為誤差
B、節省時間、人力和經費，效率較高
C、收集的信息客觀、真實
D、收集的信息便于定量處理和分析
缺點；A、問卷的回收難以保證
B、問卷的質量難以保證
C、要求被調查者具有一定文化水平
（6）網絡法
優點：A、信息時效性很強
B、最新信息補充及時
C、收集信息迅速、廣泛
D、收集不受時間、地域的限制
E、能收集文字圖表信息與聲像
缺點：A、來源復雜、有大量未經核實的信息和信息垃圾
B、需要計算機知識
（7）購置法
優點：A、信息比較集中
B、書店與出版社有訂購業務
C、獲得大量系統化、專業化知識
缺點：A、費用高，花費時間和人力
B、要從大量信息中篩選有價值信息
C、信息要經真實性鑒別后利用。
秘書收集信息的渠道主要有：
A、 大眾傳媒
B、 圖書館
C、 收據庫
D、 貿易交流
E、 信息機構
F、 關系渠道
G、 調查渠道
收集的原則：
A、 價值原則
B、 時效原則
C、 層次原則
D、 針對原則
E、 全面系統原則
2、信息的整理
信息的整理是對收集到的大量原始信息，在數量上加以濃縮，在質量上加以提高，在形式上給予表現，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對
（1） 分類
方法： A、字母分類法
B、地區分類法
C