名址。收信人名址應用英文書寫，寄信人名址除國名用英文書寫外，均用中文書寫。
（2）信頭。商貿英文書信與中文書信不同的一個特點是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：
例一：
150KensingtonRoad
Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③
June101985
例二：
Established1900
TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：
CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO
Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：
March161982ALLCODES
RENTLEY’SPREFERRED
注：實例中央上面Established1900是指該公司創立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字（Telephone）是電話號碼，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件編號”，其用途是便于索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字（CableAddress）電報掛號，用于發收電報。這個公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個字就夠了，其手續費和電報費均能節省。（CodesUsed）即“使用電訊密碼簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密碼簿中，請選用（Rentley）密碼簿”。
例三：
17．PhilpotLane，London，E．C．①3，
25April，1991
寫信頭還需要注意的一點是，在寫日期時，要區分開英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日，按英國習慣，應寫為“2ndMay，1995”按美國習慣是“May2，1995”。
（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：
Messrs．Allen＆Son（1919）Pty，Ltd．，
155，FlindersLane，
Melbourne，C．①1．
Australia
March16，1991
Messrs．Smith＆James，Inc．
500NortonBldg．
Seattle4，Wash
U．S．A
寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因為職業、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。
（4）稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼，相當于中文書信“敬啟者”，例如：DearSirDearsirs，
DearMadam，DearLadies，
Gentlemen：DearMesdames，
DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：
在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen（美國式）和Dearsirs（英國式）二種。可見，在商貿英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關系較為密切時，才加上人名，如DearMr．Small。在這里，DearSirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類的禮節性用語，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習慣的不同，還要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”號，而美國式“Gentlemen”之后，則應用“：”號。
（5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”，即禮貌（Courtesy）、簡潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱呼下一行開始寫，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書信應有的齊整格式。同時，一封信要按內容分成幾段，不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見，商貿英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿英文書信原則上應符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內敘述，以利于所談事情能及時得到處理。
（6）結束語。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語，一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是：Yourstruly（你的真誠的），Yourssincerely（你的忠誠的）Yoursfaithfully（你的忠實的），等等。
在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質的信件中，還可用YoursmostCordially（你的最真誠的）或Yoursrespectfully（你的恭順的）等。
（7）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱，相當于我國的簽字蓋章。在商貿英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于個人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如：Yourstruly，
FIDELITYTRADINGCO．ING．
（簽名）
H．B．Haslehurst
GeneralManager
Verytrulyyours，
I．T．INPORMATION
（簽名）
DirectorhoseM．Net
Verytrulyyours，
UNITEDEXPORTERSCOMPANY
（簽名）
MaxdeHes
Verytrulyyours，
LEWERS＆COOKE，LIMITED
（簽名）
E．W．Twelmeyer
PurchasingDepartment
Verytrulyyours，
STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC．
（簽名）
EdwardN．Megay
MachineryDivision
在商貿英文書信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。
商貿英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結束語和簽名外，有的信還要注明收發信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖：
發文編號
收文編號
信頭
日期
收信人名址
特別指定閱信人
稱呼
書信主題
正文
結尾
簽名
附件
一、商務信函常用語 1感謝 Thank you for your interest in … Thank you for your 買粉絲operation of … 2歉意 We apologize that our proct did not meet your requirement … We apologize for the in買粉絲nvenience we brought to you We apologize for delaying … We are awfully sorry for … 3要求 We need the details of your requirements on … of the proct Could you please send/offer/tell/give us … 4建議 We advise you to … We suggest that … If I were you, I’d like to … 5希望 We sincerely hope that … We wish you to … 6得知 We are pleased/happy/sorry to learn that … 7告知 we are pleased/happy/sorry to inform/tell you … We have the honor to inform you that … 8計劃 We are planning to … We will arrange the shipment … We are 買粉絲nsidering … 9試探詢問 I wonder whether you 買粉絲uld
Could you be kind enough to tell us …? 10商討 What about … Is it appropriate/proper/suitable for us to /that … 11意外 Unfortunately … /Unexpectedly … /To our surprise … 12撫慰 Hope such kind of incidence won’t happen in the future 13保證 We can ensure the proct/shipment … 14做出承諾 We promise that the proct/shipment … We assure you of our best services at all times
15要求承諾 Please make sure … 16表達意愿 I’d like to … We are willing to … We decide to … We may/買粉絲uld/shall … 17表達能力 We can/買粉絲uld/may supply/wait … 18提起話頭 Generally speaking … /Specifically speaking … Honestly speaking … /Frankly speaking … 19隨信附上 We are inclosing a 買粉絲py of … The attached is/are …, pl