箱單、保險單、L/C、提單和議付文件必須留存一整套以備查用。

四.工作中需要注意的問題

1.與國內的供貨商簽訂的購貨合同問題

在與國內的供貨商就報價達成意向后，買方企業正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業進行協商洽談，雙方協商認可后，需要簽訂《購貨合同》。

在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談，并將商談后達成的協議寫入《購貨合同》。這標志著出口業務的正式開始。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

2.付款方式問題

國際比較常用的國際付款方式有三種，即匯付付款方式、托收付款方式和信用證付款方式。

①.如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。T/T付款方式是以外匯現金方式結算，由客戶將款項匯至公司指定的外匯銀行賬號內，可以要求貨到后一定期限內匯款。這種貿易方式，是一般的貿易商首選的付款方式，賣方應爭取使用這種付款方式。

②.如果是放帳(給買方一定的付款期限)的客戶，或通過銀行D/P，D/A等方式收匯等，需經理確認。此種付款方式不贊成使用，對賣方不是和有利，如果是長久的貿易伙伴可以考慮實行。

③.如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后業務員應該仔細審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客戶改證。

3.出口結匯時應注意的問題

我國出口結匯的辦法有3 種：收妥結匯、押匯和定期結匯。

①采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

②采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給國外買方付款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給國外買方。

③如果T/T收匯的，要求收全款才能做裝箱的，要等收款后再安排裝箱。拿到提單后可立即寄正本提單給國外客戶。

4.使用提單應注意的問題

船公司裝船完畢，由船長或大副根據裝貨的實際情況簽發大副收據，將大副簽發的收貨單交原發貨單位，出口企業可以憑此單據向船公司或其代理人換取海運提單。

①.提單是出口商辦理完出口通關手續、海關放行后，由外運公司簽出、供進口商提貨、出口商結匯所用單據。

②.所簽提單根據信用證所提要求份數簽發，一般是三份。出口商留二份，辦理退稅等業務，一份寄給進口商用來辦理提貨等手續。

③.進行海運貨物時，進口商必須持正本提單、箱單、發票來提取貨物。（須由出口商將正本提單、箱單、發票寄給進口商）。