中要加以注意。
（2）注意寫作的對象。寫外貿信函時，除了注意對方的.文化背景外，還要留意對方是潛在客戶、新客戶還是老客戶，根據環境、對象，選用最恰當的言語體式，以營造和諧的言語氛圍，取得最佳的交際效果。
4.禮貌原則。明智的外貿函電寫作者會尊敬貿易伙伴，會從對方的角度看問題，理解對方的困難。在尊敬對方感情和利益的同時，獲得對方的好感，促進交易的成功。即使雙方在貿易中產生分歧，甚至提出索賠，在外貿函電中也要有禮貌，為今后合作打下基礎。
（1）盡量少用否定句。否定往往產生消極的后果。在面對面的商務談判中，尚有解釋余地。但在寫信時，我們就必須逐字逐句，認真對待。因此，我們在寫信過程中，要盡量使語氣積極肯定，避免消極否定。如，Your letter is not clear at all.I can’t understand it.應避免使用“I can’t understand.”這樣的否定語氣，因為“不了解”有責怪對方表達不清的含意，最好改成：“If I understand your letter 買粉絲rrectly…”此句既為對方保全了面子，又借機表明了己方觀點，一舉兩得。
（2）使用祈使句和疑問句表達禮貌的語氣。寫信人在表達自己的觀點或向對方提建議時，常有三種選擇：即陳述句、帶please的祈使句和疑問句。其中，陳述句過于直白、生硬而不宜使用，帶please的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對方留有余地。因此，在語氣的使用上盡量使對方感受到尊重，這樣才能贏得對方的尊重，營造良好的交際氛圍。
綜上所述，我們在書寫外貿英語函電時，一定要把握好外貿函電的特點規律，遵循外貿英語函電的寫作原則，只有這樣，我們才能書寫出完美的外貿英語函電，從而促進交易的順利進行。
;外貿英語函電寫作技巧介紹如下：
一：內容輕重有分
一般來說，重要或強調的事情都放在信件的開頭或結尾，并且不能用含糊不清的主詞，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的內容要用and來連接，較輕的就放在次要的句子里。
比如Because the 買粉絲st price has increased so we sold higher.和We sold higher because the 買粉絲st price has increased.兩個句子強調的事情不一樣，所以給人的感覺也完全不一樣。
二：使用正確語氣
并不是所有的函電都用同一種語氣，不同的內容要采用不同的語氣，才會讓人感到你在真誠、認真地和對方溝通。通常開發信、詢盤回復是和客戶建立商業關系的第一封函電，所以語氣要客氣，熱情，顯得專業有條理，讓客戶認為你是一個非常可靠的賣家。平常普通業務的聯系要細心、友好，給予客戶信任感。
當催促付款的時候，要急切又不失禮貌，表現出你的耐心。當客戶索賠時，要給予足夠的解釋和說明。
三：抓住細節詞匯
外貿函電的特點就是語言簡潔精煉，雖然字數不多，但要把想說的都傳達給客戶，所以就要學會抓住細節詞匯。庫存不多，英文可以用low stock表達。沒有庫存，是out of stock;庫存充足，是sufficient stock。很多業務員寫郵件特別愛用try one’s best這個句型，
客人要早點交貨，就回復客人I will try my best to ship them earlier. 客人要價格低一點，sales就try my best給你最好的價格;客人要盡快得到回復，sales還是會try my best盡早回復你。其實用詞可以多變，用go all out to do也無妨。
外貿英語的學習必須每天堅持才會有所提高，外貿英語函電寫作也要多多練習才會越來越得心應手。每個外貿老師都是從不會到會，這是個不斷付出不斷改進的過程，所以新人在剛開始寫外貿英語函電的時候千萬不要急躁，腳踏實地的練習才會有所收獲。