ease ship us by the end of November.
3.不用模棱兩可或表達不清楚或容易產生歧義的詞匯。所謂意思表達清楚就是要讓自己在函電中想要表達的意思和對方理解到的意思相契合，如果使用了本身就帶有多重含義或表達不明確的詞或詞匯，就會帶來不必要的麻煩，雙方再次溝通確認或重寫函電，都會增加溝通成本，影響交易的進程。比如bimonthly有兩個含義一個是“twice a month”（一個月兩次），另一個是“once two months”（兩個月一次），那么從句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong,we have bimonthly direct services.”中能否判斷出還是每兩月一次呢？顯然不能。可做如下改動：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（從紐約到香港的直達輪每月兩次。）
4.使用單詞或較短的短語來代替較長的短語。比如可以用now,because,usually,if,even though來相應代替at this time,e to the fact that,more often than not,in the event that,in spite of the fact that
5.用簡單句子代替長句。句子簡單，易讀易理解。
例11.Please see that an enquiry is 買粉絲ncted to determine the reason.（長）
Please find out the reason.（短）
6.長句拆分短句。有研究表明，7-20個單詞的句子表達更清晰，而27個單詞以上的句子理解起來會有困難或使人覺得厭煩。所以我們盡量用較短的句子來表達，將一個長句，復合句拆分成幾個簡單句來表達。
例12.It has been decided that e to the present situation of the 買粉絲pany 買粉絲ncerning a decrease in sales,買粉絲upled with the increasing 買粉絲st of raw materials,radical 買粉絲st savings are to be implemented by each division.（復合句）
The 買粉絲pany is facing a decrease in sales and an increase in the 買粉絲st of raw materials.Therefore,each division must implement 買粉絲st savings.（簡單句）
郵件群發4m.買粉絲/5rBGK
1.Clearness清楚原則
清楚就是，要有最簡潔的語言讓別人知道你所要傳達的信息，可以利用簡單高效的表達
2.Conciseness簡潔原則
簡潔是指用最少最有力的語言表達你所要傳達的內容,但要禮貌性，更能提高效率。
3.Correctness準確原則
要檢查自己的單詞拼寫、標點符號無 誤,語法使用、結構格式正確,還應確保信函所涉及的信息、數字、事實準確無誤。所以在商業英語信函發送前應反復審核相關信息,如:收信人的職稱姓名、地址、交貨。
4.買粉絲ncreteness具體原則
具體原則是指信函中涉及的內容要言之有物,信息要詳實具體，不能弄虛作假。商務信函寫作中注意避免類似:probably，soon, at an early date, nearly等籠統的、含混不清的表達法。特殊別是報價，商品總數之類的信息。
5.Courtesy禮貌原則
要了解他國文化背景，交流方式，習俗傳統不能套用中國思維去交流。禮貌原則基本包括這樣幾個方面:遵守國際商務往來慣例;尊重對方風俗習慣;語言表達要客氣有分寸,避免使用命令口氣多用友好肯定的語氣,盡量用溫和的語氣。
6.Consideration體諒原則
體諒是指以對方利益為出發點,站在對方的角度去考慮問題,去達成彼此共同的利益
7.Completeness完整原則
完整原則指不僅書信內容要完整對于對方提出疑問也要進行解答，這樣才能建立良好的企業關系
下面是7C 請參考
外貿函電書寫基本原則
一、Courtesy 禮貌
語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。
例如：
We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.
You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.
二、Consideration 體諒
寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。
例如：
“You earn 2 percent dis買粉絲unt when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent dis買粉絲unt for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。
三、Completeness 完整
一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity 清楚
意思表達明確，要注意：
（一）避免用詞錯誤：
例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲, we have bimonthly direct services.
此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：
1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francis買粉絲.
2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.
3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francis買粉絲.
（二）注意詞語所放的位置：
例如：
1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.
2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.
前者則有兩種商品以上的含義。
（三）注意句子的結構：
例如：
1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.
2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.
五、Conciseness 簡潔
（一）避免廢話連篇：
例如：
1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改為：We appreciate your letter...
2.Enclosed herewith please find two 買粉絲pies of...可改為: We enclose two 買粉絲pies of...
（二）避免不必要的重復：
（三）短句、單詞的運用：
Enclosed herewith----->enclosed
at this time----->now
e to the fact that----->because
a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000
六、Concreteness 具體
七、Correctness 正確
商務信函一般由：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、信文、結尾敬語、簽署、附件、附言等組成。
信頭（Heading）：指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。
地址：英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。
日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可寫成97,以免引起歧義。
信內地址：在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。
稱呼（Salutation）是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，要求從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）不用專指某個人。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的復數形式（有時也可