being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your 買粉絲plaint”

其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已

多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化

2、語氣語調 由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的

在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的

這完全可以通過信函中的語氣語調來表現

3、禮貌 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的

而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度

如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點

如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”

任何事情，一旦過了頭，效果反而不好

禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚

所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果

4、簡潔 就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解

用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞

一個單詞可以表達，就不要用詞組

多用短句，因為短句更容易理解

少用“and”，“but”，“however”，“買粉絲nsequently”這些讓句子變得冗長的連詞

在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞

比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等

因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義

5、回復迅速及時 給買家的回復，千萬要迅速及時

因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商

如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機

6、標題 這一點是特別針對寫電子郵件的

也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的

如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除

比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports

”這樣您的郵件會顯得更加專業

7、精確 當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確

這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程

8、針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字

這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視

當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”