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發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前
發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤
L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭
如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理
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2．FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦
需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后
未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件
經香港轉運的貨物，FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工
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3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些
可在發貨之后不太長的時間內補辦
如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理
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4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等
有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理
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5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況
要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸
按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符
要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找
裝箱單的重量，體積要于提單相符
15．交單： 15
1．采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付
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2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人
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3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜
拿到提單后可立即寄正本提單給客人
16．業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等
17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用
18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助
外貿單證種類匯總
受益人聲明
受益人聲明只出現在信用證下(受益人本身就是信用證操作方式中的術語，一般指出口商)。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明(SUPPLIER DECLARATION)或類似表述。
受 益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函(保證承擔某些責任或某些可能產生的責任的聲明)的內容。書寫上 無規定格式，只需要列標題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客戶所需聲明的內容，再落款蓋章即可。
范例如下：
BENEFICIARY CERTIFICATION
DATE: 08. OCT. 2005
WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM
B/L DATE.
FUDA IMP&EXP CO., LTD.
NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020
船公司/貨運人聲明(FORWARDER CERTIFICATION)
性質和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運公司出具。多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求(比如15年內)，聲明不懸掛以色列旗幟(常見于中東客戶要求)等。
出口收匯核銷單
出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統一分配的外匯收入申報管理單據。在出口前，先向外管局領取，按格式填好后作為出口報關單據之一交給海關，海關清關后蓋章退回。在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。
出口貨物報關單
出口報關時填制并提交海關。不過目前除大型外貿公司或出口企業外，眾多出口商一般委托貨運代理公司一并代理報關事宜。出口報關單一式六聯：海關作業聯、海關留存聯、企業留存聯、海關核銷聯、出口收匯聯、出口退稅聯。清關后，退回收匯聯和退稅聯。
信用證
以信用證為結算式的，在信用證開出并抵達出口商(信用證受益人)的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉交出口商。
此外，在實務中偶然還會有見到其他的單據，例如：
海關發票(Customs Invoice)
海關發票是出口商應進口商海關要求出具的一種單據，基本內容同普通的商業發票類似，其格式一般由進口國海關統一制定并提代，主要是用于進口國海關統計、核實原產地、查核進口商品價格的構成等。其格式可在各國海關的'網站上下載。例如加拿大海關發
領事發票(Consular Invoice)
由 進口國駐出口國的領事出具的一種特別印就的發票。這種發票證明出口貨物的詳細情況，為進口國用于防止外國商品的低價傾銷，同時可用作進口稅計算的依據，有 助于貨物順利通過進口國海關。出具領事發票時，領事館一般要根據進口貨物價值收取一定費用。這種發票主要為拉美國家所采用。
匯票(Draft)
匯票是由出票人簽發并由付款人按約定的付款期限(即期或遠期)對指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現在信用證操作中，由銀行提供空白票據，出口商填寫，付款人簽字以確認付款。
了解這些單證知識以后，我們對外貿就有個清晰的流程概念了：
1.外貿洽談前期，制作形式發票用于報價、交易參考或客戶申請進口許可等。
2.交易確認以后，制作外貿合同。
3.準備交貨的時候，制作商業發票、裝箱單、核銷單、報關單，申請商檢放行單等報關出口。
4.報關后海關退返核銷單、報關單的收匯聯與核銷聯等。
5.交貨付運后，得到三證三副提單。
6.制作、申辦、整理客戶所需的全套單據，如發票、裝箱單、商檢證、產地證、受益人證明等等以收取貨款。
7.憑收匯銀行水單、核銷單、報關單核銷聯等辦理核銷與退稅。
無論是否操作信用證，單據都比較重要。外貿單證通常是成套的，即根據客戶的要求，相關的單證作為一套，用于交付、轉賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是 “單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求(在信用證操作時)，同一套的單據間，在相同欄目的內容一致。比如，貨物的數量，無論在發票、裝箱單還 是其他單據的數量欄中，填寫都應一致，包括計量單位;在提單中顯示了嘜頭(貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標志符號)，發票中就不能顯示“N/M”(無嘜 頭)。
此外，每份單據都會標明出具日期，而外貿操作中對各種單據的日期有相應的規定，要求簽發日期應符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準，來確定各單據的日期：
發票(INVOICE)日期一般早于所有單證;
裝箱單(PACKING LIST)一般與發票同日，必須在提單日之前;
提單日(ON BOARD DATE)不能超過L/C規定的裝運期;
保單(INSURANCE POLICY)的簽發日應早于或等于提單日期，不能早于發票;
產地證(C/O、FORMA)不早于發票日期，不遲于提單日;
商檢證(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日;
受益人證明(BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提單日;
船公司證明(FORWARDER CERTIFICATION)：等于或早于提單日;
匯票(DRAFT)日期應晚于提單、發票等其他單據，但不能晚于L/C的效期。
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你說的那些個職位對英語要求都是比較高的,至少要熟練運用英語交流 。
單證員的工作比較煩瑣,而且最好是國貿專業的,有經驗的人比較好.因為它在工作上涉及的面比較廣,不是你參加什么培訓能一下子學來的.
跟單有好幾種,簡單分為:工廠的跟單 。貿易公司的跟單，其中又分為內銷跟單和外貿跟單，一般的跟單員是不接單的,只負責理單(就是上級會交單子給你跟)所以不會出現你說的"有些人一兩年都接不到一個單"的問題 。
貿易公司的跟單要比工廠的輕松一些.如果是外貿跟單,對外語是有要求的 。
總的來說跟單的工作很煩瑣,地位也不怎么高,不過可以學到很多關于該行業的知識,如果你對該行業比較感興趣,并愿意長期做下去的話,可以試試。
報關員、報檢員都是要考報關員證和報檢員證的.報檢證含金量不高,比較容易考,相對而言,工作就不怎么好找.報關員證很難考,說是只有百分之的通過率,但是我有個同學這兩樣都考過了,但是現在也沒有找到工作.